Klinika XP 

Z przyjemnością oddajemy do Państwa dyspozycji nowe narzędzie - Terminarz internetowy.

Mamy nadzieję, że spotka się z Państwa przychylnym przyjęciem i ułatwi Państwu pracę.

Wystarczy pobrać i zainstalować najnowszą aktualizację, a następnie postąpić zgodnie z opisem w tym artykule.

Czym jest Terminarz internetowy?

Terminarz internetowy, najkrócej mówiąc, pozwala na zapisywanie się na wizyty przez internet. Klient ma do dyspozycji stronę internetową z terminarzem, na którą może przejść na przykład ze strony lecznicy. A w lecznicy specjalny program sprawdza systematycznie zawartość strony WWW.

Gdy pojawi się nowy wpis, planowana wizyta ląduje w terminarzu lecznicy. Tutaj termin można potwierdzić lub odrzucić. Jeśli lecznica posiada dostęp do modułu CRM-SMS, to potwierdzenie może wysłać od razu SMS-em.

Czy zapisywanie się przez internet może być dostępne z jakiegoś ogólnego portalu? Co zrobić, jeśli lecznica nie ma własnej strony WWW?

Rozwiązanie ma szerszy charakter. Na stronie www.wettermin.pl dostępna jest lista lecznic, które posiadają możliwość zapisania się przez internet. Właściciel zwierzęcia może tu wybrać miasto, a następnie wskazać lecznicę, którą zamierza odwiedzić. Lecznica, aktywując swój terminarz, zostaje automatycznie dopisana do tej listy.

Czy w kalendarzu można umieścić informację, gdzie znajduje się lecznica?

U góry terminarza znajduje się adres lecznicy. Klikając na niego klient przenosi się na miejsce na mapie, gdzie znajduje się lecznica.

Kto ma dostęp do terminarza i ile to kosztuje?

W najbliższych miesiącach darmowy dostęp do terminarza mają wszyscy użytkownicy, którzy posiadają aktywny dostęp do aktualizacji.

Czy zapisywać się można do wielu lekarzy? Czy każdy z nich musi sprawdzać swoje zapisy? Nie mogłaby tego robić recepcja?

Terminarz może pracować w kilku trybach. Podstawowy to lekarz lub lista lekarzy, do których można się zapisać. Często nie ma jednak znaczenia, do którego konkretnie lekarza zapisze się klient. Z kolei nie każdy lekarz ma czas na sprawdzanie i potwierdzanie nadchodzących zgłoszeń. W takim przypadku ustawiamy terminarz tak, by zapisy klientów na wizytę trafiały do specjalnej kolumny "Wspólne terminy". Tu zostanie potwierdzony i przydzielony do konkretnego lekarza na przykład przez osobę z recepcji.

Czy do skonfigurowania terminarza trzeba wezwać informatyka?

Konfiguracja terminarza jest na tyle łatwa, że trzy lecznice już przed ogłoszeniem działania modułu wykorzystały testowe wersje i włączyły terminarz na swojej stronie nie posiadając żadnej instrukcji. Nie trzeba do tego specjalisty. W opcjach modułu znajduje się gotowy kod odwołania do terminarza, który wystarczy umieścić na swojej stronie WWW.

Co zrobić, gdy ktoś zapisze się w internecie na wszystkie możliwe terminy lub dla kawału "zaśmieci" nasz terminarz?

Dla każdego wpisu pamiętany jest numer IP oraz inne podstawowe dane osoby wpisującej. Do akceptacji wpisu potrzebne jest podanie czterocyfrowego kodu, co zapobiega przypadkowym zapisom tworzonym przez automaty internetowe. Lecznica może przeglądać i łatwo usuwać niepożądane wpisy dzięki specjalnemu funkcji zarządzania terminami z WWW.

Czy terminarz będzie uwzględniał fakt, że ktoś zapisał się na termin telefonicznie lub umówił na wizytę bezpośrednio w lecznicy?

To zależy, czy chcemy to uwzględniać. Możemy ustawić synchronizację tak, że wszystkie terminy wpisywane w lecznicy będą trafiać do terminarza, aby blokować dany termin. Można również pomijać terminy "poza-internetowe". Opis danych terminów nie będzie widoczny dla osób, które przeglądają terminarz na WWW - będzie tylk otekst "Rezerwacja". Pełny opis terminu będzie widoczny po zalogowaniu.

Jak uruchomić terminarz?

1. Proszę pobrać i zainstalować wersję 3.10.06.24 Kliniki XP lub nowszą.
2. Proszę wejść do terminarza, a tutaj kliknąć u dołu okna na przycisk Terminarz internetowy. W przypadku wielu komputerów wchodzimy tu tylko na jednym komputerze - tym, który ma dostęp do internetu. Najlepiej, jeśli będzie to komputer ustawiony w recepcji.
3. W nowym oknie proszę zaznaczyć pole "Na tym komputerze uruchomić nasłuchiwanie terminów internetowych
4. Proszę teraz kliknąć na przycisk "Uruchom program nasłuchujący terminy"

1. Proszę kliknąć na przycisk "Ustawienia terminarza".
   Jeśli nie pojawi się nowe okno, proszę kliknąć na ikonkę terminarza u dołu ekranu.
2. W oknie opcji zaznaczamy pola tak jak na rysunku:
3. U dołu okna mamy gotowy do wklejenia kod, który wystarczy umieścić na stronie WWW lecznicy, aby odwoływać się do własnego terminarza.
4. Klikamy na Zapisz i gotowe - terminarz działa!

Możemy także dostosować widok terminarza do specyfiki lecznicy. W tym celu wróćmy do ustawień terminarza. Przechodzimy na kolejne zakładki. Ustawiamy tu czas pracy, wysokość wiersza (w punktach) na stronie WWW, standardowy czas wizyty.

Ustawiamy również listę lekarzy lub innych "zasobów" lecznicy - np. Salę zabiegową. Dla każdej osoby lub zasobu możemy przypisać konkretnego lekarza lub po prostu "Wspólne terminy". W zależności od tego wpis będzie widoczny w terminarzu pojedynczego lekarza lub w kolumnie wspólne terminy.

Ważne są również zasady komunikacji pomiędzy terminarzem w lecznicy a terminarzem WWW. Ustawiamy to na kolejnej zakładce.

Najwygodniej jest zaznaczyć, że kolejne wizyty nie zabierają czasu, a na WWW przesyłane są tylko wspólne terminy. Jeśli lecznica posiada sporo "wolnych mocy", warto zaznaczyć pole "Po odczycie terminów z internetu: Usuń z terminarza internetowego". Dzięki temu termin nie będzie blokował ewentualnych kolejnych wpisów.

Jak to dalej działa - na codzień?

Gdy klient zapisze się na stronie WWW, informacja na ten temat pojawi się po chwili w terminarzu w Klinice XP. Aby sprawdzić, czy są nowe wpisy, klikamy w Terminarzu na "Sprawdź nowe terminy WWW" (jeśli na danym komputerze uruchomione jest nasłuchiwanie terminów) lub "Odśwież" (gdy nasłuchiwanie włączone jest na innym komputerze). Nowy termin ma kolor czerwony, bo oczekuje na potwierdzenie lub ewentualne odrzucenie. Klikając dwukrotnie na termin otwieramy go, a u dołu mamy do wyboru różne opcje potwierdzenia: poprzez e-mail, SMS lub potwierdzenie bez wysyłania informacji zwrotnej. Termin można również potwierdzić, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając jedną z opcji.

Do funkcji terminarza internetowego można się odwoływać bezpośrednio z okna poczekalni, na zakładce Terminarz.