Gromadzenie leków przeterminowanych prowadzi do ogromnych strat zarówno w przypadku aptek, lecznic jak i gospodarstw domowych. Jedna z firm zajmująca się recyklingiem, między innymi leków, rocznie utylizuje ich około 165 ton. Warto jest więc pilnować stan magazynu i w pierwszej kolejności wydawać leki z dostawy o krótszym terminie przydatności.
Program Klinika XP posiada mechanizm, który pomoże w zarządzaniu lekami poprzez oznaczanie zielonym tłem leków, których termin przydatności kończy się w czasie krótszym niż rok. Tło żółte oznacza pozycje, dla których przekroczona została ważność określona przez użytkownika. Ważność tą, w Karcie leku/Zabiegu, określa pole „Alarmować … dni przed upływem ważności”. Tłem czerwonym wyróżniane są pozycje, które posiadają przeterminowane dostawy. Ilość dni przed upływem terminu ważności oraz po upływie terminu można ustawić według własnych potrzeb. Konfiguracja tych opcji jest możliwa w menu Administrator – Opcje – Finanse i magazyn. Aby przypominanie było aktywne, włączamy opcję Wyliczać i pokazywać daty ważności. W tym miejscu możemy też ustalić, co Klinika XP ma robić w przypadku próby wydania leku, którego termin ważności już upłynął. Najrozsądniej jest zaznaczyć opcję, żeby program informował o takim zdarzeniu lub żeby w ogóle nie pozwalał na takie operacje.
Jak łatwo zdjąć przeterminowane leki z magazynu?
Wystarczy utworzyć dokument Likwidacji w menu Dokumenty – Nowy dokument – Likwidacja. Następnie wystarczy dodać pozycje, które mają być zdjęte ze stanu, oraz ich ilości. Oczywiście może to być praco- i czasochłonne, jednak jeżeli posiadamy wersję profesjonalną Kliniki XP, zadanie zostaje wykonane praktycznie w całości przez program. Wystarczy podczas dodawania dokumentu na zakładce Pozycje nie dodawać leków ręcznie tylko wejść w Operacje, a następnie kliknąć na Zdejmij pozycje przeterminowane. Klinika XP sama teraz sprawdzi pozycje, których termin przydatności upłynął, doda je do listy, a po zakończeniu i zaakceptowaniu przez nas dokumentu zostaną one zdjęte ze stanu.
Większość lecznic wykonuje zabiegi profilaktyczne, które należy powtarzać co jakiś czas. Jednak część klientów nie pojawia się ponownie w naszej lecznicy. Powodów może być wiele: klient nie pamięta o ponowieniu zabiegu profilaktycznego lub trafi ze swoim podopiecznym do innej placówki. Według Bain&Company zdobycie nowego klienta kosztuje 7 razy tyle co utrzymanie obecnego. To dlatego otrzymujemy wciąż reklamy ze sklepów, w których chociaż raz złożyliśmy zamówienie. To dlatego po wizycie w serwisie samochodowym otrzymujemy telefon z pytaniem o jakość obsługi.
Jak wzmocnić więź z klientami naszej lecznicy? Metod jest naprawdę wiele: systemy lojalnościowe, rabatowe czy choćby przyzwyczajenie klientów do wysokiego poziomu usług/produktów. Najbardziej skuteczną metodą docierania do klientów wydają się jednak SMS-y. Nie każdy i nie w każdym momencie odczytuje wiadomości e-mail. Unikamy jak ognia reklam na stronach WWW. Jednak komórkę mamy zawsze przy sobie i odczytujemy SMS-y skierowane bezpośrednio, o ile nie są nachalną promocją. Moduł CRM/SMS Kliniki XP z każdym miesiącem zyskuje nowych użytkowników, a SMS-y z przypomnieniem o wizycie stają się standardem dla właścicieli zwierząt.
Jak to działa?
To bardzo proste: wystarczy raz zdefiniować reguły oraz treści wysyłanych SMS-ów. Resztę program robi już za nas: gdy rejestrujemy szczepienie przeciwko wściekliźnie, system automatycznie zaplanuje SMS-a za rok i w odpowiednim czasie wyśle zaproszenie. Podobnie będzie z odrobaczaniem za 3 czy 6 miesięcy. SMS-y pomogą nam, gdy roztargniona klientka zostawi torebkę, mamy już wyniki ważnych badań diagnostycznych albo pora przypomnieć o niezapłaconej fakturze. Jednym kliknięciem na danych właściciela, fakturze, terminie docieramy do klienta, gdziekolwiek jest.
A jeśli zwierzę już nie żyje albo właściciel zgłosił się na szczepienie przed wysłaniem przypomnienia?
Przed wysłaniem SMS-a Klinika XP sprawdza, czy zwierzę nie jest oznaczone jako nieżywe i nie wysyła zaproszenia, które mogłoby być bolesnym wspomnieniem dla właściciela. Niepotrzebna wiadomość nie zostanie również wysłana, jeśli szczepienie już się odbyło lub klient stwierdził, że nie życzy sobie powiadomień.
Czy zysk z wdrożenia SMS-ów będzie dopiero po roku?
Nie trzeba czekać tak długo. W programie można łatwo odnaleźć listę szczepień, które upłyną np. w najbliższym miesiącu i szybko przygotować dla nich listę przypomnień. Można również wysłać szybko wiadomość do wybranej grupy odbiorców – na przykład powiadomić właścicieli młodych kotów o akcji kastracji.
Jak skonfigurować moduł CRM/SMS z programem i dostosować go do naszych potrzeb?
Wystarczy zadzwonić do serwisu Kliniki XP, a serwisanci pomogą skonfigurować moduł i pokażą jak z niego korzystać.
Dlaczego moduł nazywa się CRM/SMS a nie po prostu SMS?
SMS to pierwszy krok w lepszej komunikacji z klientami. CRM (Customer Relationship Menagement) to cały zestaw narzędzi do lepszego zarządzania relacjami z klientami od prostego drukowania etykiet z dawkowaniem, które naklejamy na wydawane leki, po zaawansowane analizy, które szybko pokażą ilu klientów do nas powraca, ilu pojawiło się nowych, jakie kategorie usług wybierają nasi klienci czy choćby ile kosztuje nas jeden klient. Tu kończy się zgadywanie i wróżenie, a zaczyna prawdziwe zarządzanie.
Więcej na ten temat w trakcie Warsztatów z Kliniki XP, na które zapraszamy już 13 listopada 2015 roku, w trakcie XXIII Kongresu PSLWMZ.
Zestawienie funkcjonalności CRM/SMS w Klinice XP do ewentualnego porównania:
Wielu lekarzy zastanawia się, jak zorganizować pracę w terenie – czy wpisywać dane na miejscu, czy dopiero w lecznicy, czy można drukować od razu Książkę Leczenia Zwierząt Gospodarskich, jak i kiedy synchronizować dane.
Klinika XP pozwala na dwa sposoby pracy terenowej:
- Moduł mobilny na tabletach i innych urządzeniach z systemem Android, gdzie poprzez stałe połączenie z internetowe rejestruje się wizyty bezpośrednio w bazie danych oraz
- Moduł synchronizacji, gdzie lekarz rusza w teren z laptopem, a po powrocie synchronizuje dane z główną bazą.
Wybór optymalnego rozwiązania zależy od jakości łączy internetowych w okolicy, posiadanego sprzętu i innych kryteriów.
Aby ułatwić wybór, przedstawiamy schemat działania oraz porównanie obydwóch rozwiązań.
Moduł mobilny
Moduł synchronizacji
1) Praca w terenie
2) Powrót do lecznicy
Porównanie obu modułów.
Zawieszki dla psów opisują ce szczepienie to najczęściej blaszki, które przyczepia się do obroży psa, dzięki którym widać, kiedy zwierzę było szczepione. Blaszka dla każdego roku ma inny kolor i kształt, aby już z daleka było widać, czy zwierzę ma aktualne szczepienie.
Aby poprawnie uzupełniać numery zawieszek, które są wprowadzane podczas szczepienia przeciwko wściekliźnie wystarczy odpowiednio ustawić parametry dotyczące dostawcy, od którego zawieszki mamy w ofercie.
W celu konfiguracji wchodzimy w menu Administrator -> Opcje.
Następnie klikamy na zakładkę Szczepienia i przycisk Zawieszki dla psów opisujące szczepienie:
W okienku, które się pojawiło wybieramy interesującego nas dostawcę oraz odpowiedni format numeru zawieszki.
1. Jeżeli do numeru zawieszki ma być dopisywany rok, numer lecznicy lub fragment poprzedniego numeru (dotyczy DogID) wystarczy zaznaczyć odpowiednie opcje w części autouzupełnianie, która znajduje się pod wyborem formatu numeru.
2. W przypadku, gdy chcemy, aby numery zawieszek były automatycznie wysyłane do bazy, uzupełniamy część w prawym górnym rogu okna.
Po poprawnym skonfigurowaniu parametrów zawieszek, możemy prawidłowo wprowadzać szczepienia przeciwko wściekliźnie wraz z numerem zawieszki.
W styczniu bieżącego roku firma DogId, produkująca zawieszki dla psów opisujące szczepienie, wprowadziła zmianę dotyczącą numeracji tych zawieszek. Przyczyniło się to do wielu niepoprawnych wpisów w bazie identyfikacyjnej i nieprawidłowo przesyłanych informacji. Klinika XP została dostosowana do nowego formatu zawieszek DogId. Jeśli przy szczepieniu wprowadziliśmy numerek zawieszki w błędnym formacie, możemy to teraz skorygować. Aby tego dokonać wystarczy wejść w menu Leczenie -> Wizyty :
Następnie wybieramy z zakresu dat bieżący rok.
Teraz ustawiamy filtr Rodz.profilaktyki na szczepienia przeciw wściekliźnie:
Ustawiamy się na odpowiednim rekordzie wizyty na liście i klikamy po prawej stronie na dane zwierzęcia, w celu wyświetlenia jego karty.
Po wyświetleniu karty zwierzęcia możemy przejść do zmiany/uzupełnienia numeru zawieszki DogId. Klikamy na przycisk edycji, który znajduje się obok pola DogId.
W okienku, które się pojawiło najpierw wybieramy odpowiedni format numeracji, a następnie wpisujemy prawidłowy numer.
Po wpisaniu numeru możemy przejść do przesłania zawieszki do bazy DogId. Klikamy na przycisk przy pozycji DogId, który znajduje się obok przycisku edycji.
Zobacz więcej:
Jak skonfigurować parametry zawieszek od konkretnego dostawcy?
Przegląd działań użytkownika jest bardzo przydatną funkcjonalnością, która pozwala na kontrolowanie przeprowadzanych akcji w programie Klinika XP, które są wprowadzane przez różnych pracowników. Jest to funkcjonalność przydatna przede wszystkim dla właściciela lecznicy. Okno z przeglądem znajduje się w Menu -> Administrator -> Zadania Administratora -> Zakładka operacje -> Przejrzyj transakcje.
W oknie tym można przeglądać różne przeprowadzone w programie transakcje. Ich ilość wyświetlona jest w lewym dolnym rogu okna. Transakcje można przeszukiwać według daty oraz zawężać do konkretnego kryterium: Rodzaju transakcji, Pracownika, zakresu czasu, a także można wyłączyć wyświetlanie pozycji dotyczących ich logowania oraz wykonywania kopii zapasowej.
Transakcje, które są rejestrowane to:
Przydatną informacją jest data, dzięki której można dowiedzieć się, jakie zdarzenia miały miejsce w historii (na przykład usuwanie wizyt, dokumentów czy płatności).
Dzięki temu łatwiej można ustalić na przykład powód braku pewnych danych w systemie, niezgodności magazynowych itd.
W wersji 4.11 została wprowadzona duża aktualizacja Vademecum leków i zabiegów - zostało ono uzupełnione o nowe leki oraz opisy specyfikacji leków, które ich nie posiadały. W celu ułatwienia identyfikacji, do większości z nich, zostały dołączone zdjęcia.
Poniższy artykuł pozwala na zapoznanie się z funkcjonalnością i zastosowaniem Vademecum.
Do Vademecum mamy dostęp z różnych miejsc w programie, gdzie może to być potrzebne (okno zastosowanego leczenia, karta leku) albo bezpośrednio do całego spisu (menu Dodatkowe -> Vademecum leków).
OKNO VADEMECUM
Wyżej opisane wyszukiwania dotyczą Wyszukiwania prostego. Klikając na przycisk Szukanie rozszerzone, mamy możliwość wprowadzenia dodatkowych kryteriów wyszukiwania.
Ciekawą i przydatna opcją jest wyszukiwanie według wpisanego tekstu. Jak widać na powyższym obrazku miejsca na tekst są trzy, a służy to temu, że wyszukiwany wyraz może być wpisany w różnych formach:
Po kliknięciu na przycisk Wyszukaj pojawi się lista wyników pasujących do ustalonych kryteriów. Pod listą leków znajduje się suma leków jaka pasuje do zadanego wyszukiwania.
W momencie uruchomienia Vademecum widać jedynie opisy leków, nie można ich jednak modyfikować. Jeśli szukanego leku nie ma w Vademecum, można to łatwo zgłosić do osób tworzących Vademecum, klikając na przycisk "Zgłoś brak leku".
OKNO LEKI I ZABIEGI
Do okna wchodzimy przez menu Apteka -> Leki i zabiegi, daje ono możliwość aktywnego korzystania z funkcji Vademecum. Wchodząc na zakładkę Powiązania mamy możliwość skojarzenia jakiegoś leku z pozycją z Vademecum (więcej na ten temat można znaleźć tutaj).
Jeżeli jakiś lek posiada przypisane skojarzenie, możemy zobaczyć jak wygląda jego ulotka. W tym celu klikamy na drugi przycisk, który znajduje się obok pozycji Vademecum.
W przypadku, gdy do leku jest podpięta zła ulotka, możemy ją łatwo zmienić klikając na ikonkę lupy obok pozycji Vademecum. W oknie, które się pojawi wybieramy pasującą pozycję.
Może się również zdarzyć, że w Vademecum nie będzie pozycji odpowiadającej danemu lekowi. W takiej sytuacji jeśli do leku jest coś przypisane klikamy na przycisk krzyżyka, który znajduje się obok pozycji Nr Vetcode.
Podobnie jak w przypadku ulotki, istnieje możliwość dodania, zmiany lub usunięcia zdjęcia przypisanego do leku. Jednak zmiana zdjęcia jest możliwa tylko na jedno ze zdjęć ogólnych, które wyświetlą się po kliknięciu na przycisk Zmień zdjęcie.
Dołączone zdjęcie do leku można wyświetlić w powiększeniu w nowym oknie, wystarczy raz kliknąć lewym przyciskiem myszki na zdjęciu.
OKNO KARTA LEKU / ZABIEGU
Dostęp do Vademecum jest również możliwy z karty leku i zabiegu. W górnej części okna, przy głównych danych pozycji, można zobaczyć jak wygląda dany lek w Vademecum. Na zakładce Ceny i powiązania również znajduje się informacja o powiązaniu leku z pozycją z Vademecum. Z tego miejsca można także usunąć powiązanie.
OKNO NOWA WIZYTA
W trakcie dodawania leku w leczeniu podczas rejestracji nowej wizyty, można zobaczyć jak dany lek wygląda w Vademecum.
Będąc w oknie Vademecum można wydrukować ulotkę danego leku, wystarczy ustawić się na nim na liście, a następnie kliknąć na przycisk drukuj.
Większość aktualizacji programu Klinika XP niesie ze sobą zmiany w Vademecum, tzn. uzupełnienie leków, które już są w bazie oraz dodanie nowych.
Uwaga: Nowe zdjęcia znajdują się tylko w pełnej aktualizacji programu.
Aby zmiany były widoczne, wystarczy wczytać Vademecum z lokalnej bazy Vetcode. W tym celu należy kliknąć na przycisk Odbierz..., a następnie na Odczyt Vademecum z lokalnej bazy Vetcode.
Dopełnieniem funkcjonalności Vademecum jest możliwość skojarzenia leków z Vademecum z lekami, które mamy wprowadzone do programu. Funkcjonalność ta daje możliwość wskazania leku w Vademecum, który stosujemy w naszej praktyce. Nazwa leku w Vademecum nie musi pokrywać się z nazwą przez nas stosowaną. Jeśli na przykład mamy kilka różnych postaci tego samego leku - w różnych opakowaniach, to za każdym razem nadamy im w systemie inną nazwę. Wszystkie one jednak będą wskazywać na ten sam opis leku w Vademecum. Domyślnie przy wyborze leku z Vademecum podpowiadana jest wpisana przez nas nazwa leku.
Kojarzenie leków z Vademecum jest możliwe z menu Apteka -> Leki i Zabiegi na zakładce powiązania.
Klikając na przycisk z różdżką przy pierwszej pozycji rozpoczynamy kojarzenie leków.
Proces kojarzenia rozpoczyna się od tego, że program bierze po kolei nieskojarzone leki z naszej listy, wyszukuje podobną nazwę w Vademecum i ustawia się na niej. Naszym zadaniem jest sprawdzenie czy dana pozycja odpowiada naszemu lekowi, jeśli tak to wystarczy kliknąć dwa razy lewym przyciskiem myszki na zaznaczonej pozycji. Po skojarzeniu jednego leku program przejdzie do sprawdzania kolejnego.
Może się zdarzyć, że program nie znajdzie danej pozycji w Vademecum. Wtedy klikamy na przycisk Anuluj i przechodzimy do kolejnej pozycji lub korzystamy z przycisku Zgłoś brak leku. Możliwie jest też, że nazwa nie jest jednoznaczna z pozycją w Vademecum. W takim przypadku możemy skorzystać z przycisku Pokaż opis leku, aby rozwiać zaistniałe wątpliwości.
Jeżeli kojarzoną pozycją jest np. igła, to dobrze jest kliknąć na przycisk Nigdy nie kojarz tej pozycji, aby przy kolejnym kojarzeniu program nie brał pod uwagę takich pozycji.
Proces kojarzenia leków możemy w każdej chwili przerwać i wrócić do niego ponownie w wolnej chwili.
Po skojarzeniu leku z pozycją z Vademecum w oknie Leki i Zabiegi, na zakładce powiązania będą widoczne dane powiązania - Nr VETCODE oraz zdjęcie leku (jeżeli jest ono dołączone).
Może się zdarzyć, że do leku zostanie źle przypisana pozycja z Vademecum lub zdjęcie leku jest źle podpięte. W takim przypadku wystarczy kliknąć odpowiednio na krzyżyk obok pozycji Nr VETCODE lub Zdjęcie.
Aby dodać lub zmienić schemat badań laboratoryjnych wchodzimy do menu Leczenie -> Przegląd badań diagnostycznych:
Tu klikamy na przycisk Operacje -> Schematy badań laboratoryjnych -> Nowy schemat/Projektuj"
Aby przejść do okna z konkretnym schematem należy kliknąć przycisk Projektuj (lub podwójnie kliknąć na wybranym schemacie z listy).
Okno pozwala edytować jakie dane mają znaleźć się na formularzu badania laboratoryjnego.
Można tutaj Dodać element, zmienić lub usunąć już istniejący. Można również wydrukować listę elementów, które znajdują się na formularzu badania.
Podstawowe dane schematu można uzupełnić w oknie, które jest wywoływane poprzez kliknięcie na przycisk Parametry schematu.
Okno to służy do wyboru i edycji podstawowych danych wybranego schematu, lub podaniu tych wartości dla nowo tworzonego schematu.
Wywołanie okna z danymi pozycji ze schematu badania jest możliwe z okna Schemat badania laboratoryjnego, klikając na przycisk Dodaj element.
Typ pozycji
Panel ten służy do wyboru typu, jaki ma przyjąć dana pozycja. Może to być albo wartość laboratoryjna, albo element służący do zmiany prezentacji danych na formularzu. Dostępne typy to:
Aby dodać lub zmienić wskaźnik laboratoryjny wchodzimy do menu:
"Leczenie -> Przegląd badań diagnostycznych -> Przycisk Operacje -> Wskaźniki -> Dodaj/Edytuj"
Wpisujemy tu informacje o wskaźniku: Nazwę, Typ, Jednostkę miary i inne. Typ danych ustalany jest w zależności od rodzaju wskaźnika. Jeżeli ma być on opisowy to typem danych będzie tekst, jeśli ma to być liczba to typem będzie liczba itd.
Normy referencyjne dla wskaźnika określamy po kliknięciu na przycisk:
Przycisk ten dostępny jest po zaznaczeniu opcji Występują normy służy do określenia norm dla wskaźnika. Więcej na ten temat w Jak zmienić normy i wartości referencyjne badań laboratoryjnych?
Aby nowy wskaźnik był wykorzystywany w schemacie badań laboratoryjnych, należy dodać go do danego schematu, wchodząc do menu:
"Leczenie -> Przegląd badań diagnostycznych -> Przycisk Operacje -> Schematy badań laboratoryjnych"
W oknie tym można dodać nowy schemat badania laboratoryjnego, więcej na ten temat: Jak dodać/edytować schemat badań laboratoryjnych?
Chcąc dodać wskaźnik do istniejącego już schematu badań laboratoryjnych, wybieramy badanie z listy i klikamy na nie dwa razy lewym przyciskiem myszki.
W oknie, które się pojawiło, klikamy na przycisk Dodaj element.
Kolejnym krokiem jest wybranie z listy wszystkich wskaźników interesującego nas wskaźnika.
Po wybraniu wskaźnika można określić dodatkowe parametry.
Panel Typ pozycji służy do wyboru typu dodawanego elementu. Może to być albo wartość laboratoryjna, albo element służący do prezentacji danych na formularzu.
Badania laboratoryjne można wprowadzać w wersji podstawowej lub zaawansowanej programu Klinika XP.
Badania laboratoryjne można wprowadzać w wersji podstawowej lub zaawansowanej programu Klinika XP.
Jednak tylko w wersji zaawansowanej badań możemy sami definiować schematy badań, wskaźniki, wartości referencyjne itd.
Aby otworzyć okno ze wskaźnikami badań laboratoryjnych wchodzimy do menu:
"Leczenie -> Przegląd badań diagnostycznych -> Przycisk Operacje -> Wskaźniki"
Okno to służy do wprowadzania i edycji wskaźników badań laboratoryjnych, z uwzględnieniem typu materiału biologicznego. Dla wprowadzonych wskaźników można zdefiniować wartości referencyjne w zależności od konkretnego gatunku, dla którego badanie będzie przeprowadzone.
W oknie tym możemy definiować wartości referencyjne dla wskaźnika. Przypisanie wartości referencyjnych wybranego wskaźnika odbywa się dla konkretnego gatunku zwierząt.
Okno to służy do przypisania wartości referencyjnych wybranego wskaźnika dla konkretnego gatunku zwierząt.
Dla danego wskaźnika możliwe jest wybranie jednej spośród maksymalnie 3 jednostek. Wynika to z ustawień wskaźnika, (czy przy jego stworzeniu ustawione były oprócz Jedn. miary SI, Tradycyjna j. miary i Trzecia j.m.).
ul. Drzonków-Rajcowska 7
66-004 Zielona Góra, Polska
telefony serwisowe:
(+48) 600 530 690 Angelika
(+48) 660 874 006 Krzysztof
(+48) 882 060 380 Milena
(+48) 600 811 006 Marcin
sprawy handlowe: (+48) 600 42 11 57
rozliczenia finansowe: (+48) 604 261 047
e-mail:
znajdź nas na: