W Klinice XP możemy pobrać faktury zakupowe oraz kosztowe bezpośrednio z KSeFu. Możemy również wcz

Fakturę z KSeFu zaimportować możemy na dwa sposoby:

1. Logujemy się do Aplikacji Podatnika, skąd pobieramy fakturę w formacie .XML. Następnie przechodzimy w Klinice XP do okna Dostawcy -> odnajdujemy/dodajemy dostawcę, od którego chcemy zaimportować plik -> przechodzimy na zakładkę Elektroniczna wymiana danych -> jako Format importu faktur wskazujemy Fa (3). 

2. Bezpośrednio w programie Klinika XP. Aby korzystać z tej opcji wykonać musimy następujące kroki:

1. Generujemy token w aplikacji podatnika KSeF 2.0

Na dzień dzisiejszy Klinika XP do komunikacji z KSeFem wykorzystuje Token. Token to coś w rodzaju hasła, ale o długości ponad 50 znaków, na przykład taki:

20251204-EC-35EF7ED000-7E367B5CDE-B1|nip-9731108171|c30d7a6b3e9c4ub2ba4ae2578a97fg7e7d079187f46049cb85d585190e1c0269

Aby utworzyć token klikamy po lewej stronie na Tokeny -> Generuj Token. Pojawi się teraz okno, w którym podajemy szczegóły naszego Tokenu, tj. jak ma się nazywać i na co pozwalać: 

Gdy klikniemy na przycisk Generuj token, po chwili wyświetli się informacja o nadanym Tokenie. Na końcu ciągu znaków klikamy przycisk Kopiuj i wklejamy Token np. do notatnika Windowsa, bo za chwilę będzie nam potrzebny. 

UWAGA: 

Nigdy więcej nie zobaczymy zawartości naszego tokenu w Aplikacji podatnika. Jeśli utracimy token, możemy go unieważnić, a następnie wygenerować nowy.

2. Kiedy mamy już Token przechodzimy do konfiguracji modułu w Klinice XP. 

Do płynnej pracy z KSeFem potrzebna jest wersja Kliniki XP 5.39.04.14 lub nowsza. Przechodzimy na zakładkę Administrator -> Opcje. W oknie Opcji klikamy na przycisk Moduł KSeF, położony na zakładce Ogólne:

Pojawi się teraz okno parametrów moduł KSeF, gdzie zaznaczamy pole Moduł aktywny. Pojawią się teraz trzy zakładki ustawień:

• Parametry modułu, gdzie wpisujemy NIP oraz zaznaczamy Tylko odczyt faktur zakupu / kosztowych

• Środowiska, gdzie zaznaczamy Produkcyjnym 

• Uwierzytelnienie, gdzie dodajemy wygenerowany wcześniej Token pod przyciskiem Tokeny dostępowe -> Dodaj Token. Wpisujemy dowolną nazwę, która na przykład najlepiej opisze nam, co do czego służy dany token. Może to być taka sama nazwa, jak nazwa podana w KSeF przy zakładaniu Tokena. Wklejamy sam token i klikamy na Ok. Gdy token jest już zdefiniowany, pozostaje go przypisać do poszczególnych użytkowników. Najprościej jest kliknąć na Operacje -> Przypisz ten token do wszystkich użytkowników.

Jeśli klikniemy dwukrotnie na danego użytkownika, możemy przypisać mu inny token lub w ogóle wyłączyć możliwość logowania tokenem ustawiając Brak. 

Po wszystkim klikamy przycisk Sprawdź połączenie z KSeF. 

3. Pobieranie i przegląd faktur zakupu z KSeF

W celu pobierania / przeglądania faktur zakupu towarów oraz faktur kosztowych wchodzimy do okna Import faktur. Możemy tu wejść z okna Zaopatrzenia lub z okna importu faktur.

Okno importowania wygląda tak:

Możemy tu wskazać zakres dat (maksymalnie 3 miesiące) oraz ograniczyć pobieranie faktur tylko do wskazanego dostawcy. Po wybraniu zakresu klikamy na POBIERZ LISTĘ. Jednorazowo można pobrać maksymalnie 200 faktur. Dla każdej z faktur możemy dodać oznaczenie:

• Jako PZ – jest to zwykła faktura zakupu np. leków z hurtowni, którą chcemy wczytać na magazyn.
• Jako KOSZTY – jest to faktura kosztowa. Można ją zaimportować, aby kontrolować koszty. Zostanie wczytana jako dokument Rejestracja kosztów.
• Nie importuj – Gdy nie chcemy takiej faktury ani importować, ani ujmować w kosztach. Takie oznaczenie przyda nam się szczególnie do komunikacji z biurem rachunkowym.

Gdy klikniemy na przycisk IMPORTUJ FAKTURĘ, system przejdzie do funkcji importowania – odpowiednio jako PZ lub jako dokumentu Rejestracji kosztów. W tym drugim przypadku kojarzymy pozycje z faktury z usługami, a nie towarami. Najlepiej założyć sobie grupę towarową (zakładka Apteka -> Grupy towarowe) o nazwie KOSZTY i dla niej założyć odpowiednie usługi: Czynsz, Opłata za wynajem lokalu, Opłata za energię itd. Możemy tu również wydrukować fakturę klikając na przycisk DRUKUJ u góry okna. 

Filtrowanie dodatkowe

Filtrowanie pozwala ograniczać liczbę wyświetlanych dokumentów do takich, które spełniają podane kryteria. Możemy tu ograniczyć widoczne dokumenty:

• tylko do faktur od konkretnej listy dostawców (tzw. Biała lista) – możemy tu podać na przykład numery NIP hurtowni, od których kupujemy leki i towary
• pomijając faktury od dostawców z podanej listy (tzw. Czarna lista). Na przykład podajemy numery NIP pracowników, z którymi mamy umowę na B2B, które nie powinny być tutaj pokazywane. 

Możemy również wskazać zakres kwotowy. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za magazyn nie będzie przeglądać wszystkich faktur kosztowych firmy.