ZAŁĄCZNIK NR 5

DO OGÓLNYCH WARUNKÓW ŚWIADCZENIA USŁUG SERWISOWYCH  I HOSTINGOWYCH DLA SYSTEMU KLINIKAXP

REGULAMIN ZAMAWIANIA MODUŁÓW I ZMIAN PAKIETÓW

§ 1. Przedmiot i Zakres Regulaminu

1.1. Zakres: Niniejszy Regulamin określa procedury i zasady dotyczące:

  • Zamawiania Modułów Dodatkowych,
  • Aktywacji usługi Hostingu w Chmurze,
  • Zmiany poziomu Pakietu Serwisowego,
  • Rozszerzania lub zmniejszania liczby Stanowisk,
  • Rozliczeń zmian w trakcie miesiąca kalendarzowego,
  • Anulowania usług.

1.2. OWU: Regulamin stanowi integralną część Ogólnych Warunków świadczenia usług serwisowych i hostingowych dla Systemu KlinikaXP (dalej OWU). Terminy pisane wielką literą mają znaczenie określone w § 1 OWU.

§ 2. Definicje

2.1 Zamówienie: oświadczenie woli Klienta o zamówieniu nowej usługi lub zmianie zakresu usług w ramach OWU.

2.2 Aktywacja: uruchomienie usługi lub funkcjonalności przez Usługodawcę po złożeniu Zamówienia przez Klienta.

2.3 Rozliczenie pro-rata: proporcjonalne rozliczenie opłaty za niepełny miesiąc kalendarzowy według wzoru: (opłata miesięczna / liczba dni w miesiącu) × liczba dni świadczenia usługi.

2.4 Upgrade Pakietu: zmiana Pakietu Serwisowego na wyższy poziom (Podstawowy → Rozszerzony/Pełny; Rozszerzony → Pełny).

2.5 Downgrade Pakietu: zmiana Pakietu Serwisowego na niższy poziom (Pełny → Rozszerzony/Podstawowy; Rozszerzony → Podstawowy).

2.6 Degresja cenowa: obniżenie jednostkowej ceny za Stanowisko w związku z przekroczeniem progu ilościowego określonego w Cenniku.

 

CZĘŚĆ I: KANAŁY I FORMY SKŁADANIA ZAMÓWIEŃ

§ 3. Kanały Zamawiania

3.1. Zamówienia w Systemie Klinika XP lub na stronie www.klinikaxp.pl (kanały rekomendowane)

Klient składa Zamówienie poprzez formularz w programie klinikaXP lub poprzez  formularz na stronie www.klinikaxp.pl  poprzez przycisk „zamów aktualizację” . Zamówienie jest skuteczne z chwilą kliknięcia "Zamawiam" i otrzymania  potwierdzenia na adres e-mail Klienta.

3.2. Zamówienia telefoniczne

Klient kontaktuje się telefonicznie z Usługodawcą. Rozmowa może być rejestrowana. Usługodawca przesyła potwierdzenie e-mailem.  Klient ma 24 godziny na zgłoszenie sprzeciwu. Brak sprzeciwu oznacza akceptację. Klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie wysyłane na e-mail klienta.

3.3. Zamówienia e-mailowe

Klient wysyła zamówienie e-mailem na adres działu handlowego Usługodawcy. Wiadomość musi zawierać: dane Klienta, szczegóły zamówienia, oświadczenie o akceptacji warunków. Usługodawca potwierdza w ciągu 1 Dnia Roboczego. Zamówienie jest skuteczne z chwilą otrzymania potwierdzenia.

§ 4. Potwierdzenie Zamówienia

4.1. Każde Zamówienie wymaga potwierdzenia przez Usługodawcę (z wyjątkiem Zamówień przez Panel Klienta – automatyczne potwierdzenie systemowe).

4.2. Potwierdzenie zawiera: dane identyfikacyjne klienta, rodzaj i zakres usługi, cenę, datę aktywacji, opłatę pro-rata (jeśli dotyczy), informację o zmianie łącznej miesięcznej opłaty.

4.3. Klient weryfikuje poprawność danych i zgłasza ewentualne błędy w ciągu 24 godzin od otrzymania potwierdzenia.

 

CZĘŚĆ II: ZAMAWIANIE MODUŁÓW DODATKOWYCH

§ 5. Moduły Dodatkowe

5.1 Dostępne Moduły Dodatkowe wskazane są w aktualnym cenniku dostępnym na https://www.klinikaxp.pl/zakup#content

§ 6. Procedura Zamawiania Modułu Dodatkowego

6.1. Złożenie Zamówienia: zgodnie z § 3.

6.2. Potwierdzenie: Usługodawca potwierdza Zamówienie (§ 4) i weryfikuje zgodność z Cennikiem oraz wymaganiami technicznymi.

6.3. Data rozpoczęcia rozliczeń: od dnia Aktywacji. Opłata pro-rata za pierwszy niepełny miesiąc.

§ 7. Opłaty za Moduły Dodatkowe

7.1. Model rozliczeń – zgodny z aktualnym cennikiem dostępnym https://www.klinikaxp.pl/zakup#content

7.2. Rozliczenie pro-rata: pierwszy miesiąc – opłata proporcjonalna od dnia Aktywacji do końca miesiąca. Od następnego miesiąca – pełna opłata miesięczna.

7.3. Fakturowanie: opłaty za Moduły Dodatkowe doliczane do faktury miesięcznej za Pakiet Serwisowy (jedna zbiorcza faktura).

§ 8. Anulowanie Modułu Dodatkowego

8.1. Okres zobowiązania: brak okresu zobowiązania (anulowanie w każdym czasie).

8.2. Procedura anulowania:

  • Klient składa dyspozycję przez Panel Klienta lub e-mailem,
  • Usługodawca potwierdza w ciągu 2 Dni Roboczych,

 

CZĘŚĆ III: HOSTING W CHMURZE

§ 9. Aktywacja Hostingu w Chmurze

9.1. Warunki aktywacji: Klient musi posiadać aktywny Pakiet Serwisowy (Podstawowy/Rozszerzony/Pełny).

9.2. Procedura:

  • Klient składa Zamówienie (§ 3),
  • Usługodawca tworzy środowisko w Chmurze i migruje dane (jeśli Klient korzystał wcześniej z Instalacji Lokalnej),
  • Migracja danych: następuje w drodze ustaleń dostępności klientów oraz serwisu (w zależności od wielkości bazy danych),
  • Klient otrzymuje dane dostępowe (adres URL, login, hasło) e-mailem.

9.3. Koszty migracji: pierwsza migracja bezpłatna. Kolejne migracje lub przywrócenie Instalacji Lokalnej – opłata zgodnie z Cennikiem.

9.4. Data rozpoczęcia rozliczeń: od dnia udostępnienia danych dostępowych. Opłata pro-rata za pierwszy niepełny miesiąc.

§ 10. Opłaty za Hosting w Chmurze

10.1. Struktura opłat: miesięcznie za Stanowisko zgodnie z Cennikiem

10.2. Fakturowanie: łącznie z Pakietem Serwisowym (jedna zbiorcza faktura miesięczna).

10.3. Backup i archiwizacja: codzienne kopie zapasowe z retencją 30 dni.

§ 11. Rezygnacja z Hostingu w Chmurze

11.1. Minimalny okres zobowiązania: 12 miesięcy od Aktywacji.

11.2. Procedura rezygnacji:

  • Klient składa dyspozycję z 30-dniowym wyprzedzeniem (Panel Klienta lub e-mail),
  • Usługodawca potwierdza rezygnację
  • Termin dezaktywacji z końcem miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 30 dni

11.3. Migracja powrotna do Instalacji Lokalnej: na żądanie Klienta. Usługodawca udostępnia backup bazy danych do pobrania (format SQL). Instalacja na serwerze Klienta – odpłatnie zgodnie z Cennikiem (lub samodzielnie przez Klienta).

CZĘŚĆ IV: ZMIANA PAKIETU SERWISOWEGO

§ 12. Upgrade Pakietu (Podwyższenie Poziomu)

12.1. Zasada: Klient może w każdym czasie podwyższyć poziom Pakietu Serwisowego (Podstawowy → Rozszerzony/Pełny; Rozszerzony → Pełny).

12.2. Procedura:

  • Zamówienie zgodnie z § 3,
  • Aktywacja
  • Klient otrzyma powiadomienie e-mail o aktywacji nowych funkcjonalności.

12.3. Rozliczenie:

  • Opłata pro-rata za miesiąc bieżący: różnica między opłatą za nowy Pakiet a dotychczasowym Pakietem, proporcjonalnie od dnia Aktywacji do końca miesiąca,
  • Od następnego miesiąca: pełna opłata za nowy Pakiet.

12.4. Okres zobowiązania: upgrade nie zmienia okresu zobowiązania określonego w OWU.

§ 13. Downgrade Pakietu (Obniżenie Poziomu)

13.1. Ograniczenia: Downgrade możliwy wyłącznie po upływie minimalnego okresu zobowiązania.

13.2. Procedura:

  • Klient składa dyspozycję z 30-dniowym wyprzedzeniem (Panel Klienta lub e-mail),
  • Usługodawca potwierdza,
  • Dezaktywacja funkcjonalności wyższego Pakietu z końcem miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 30 dni.

13.3. Rozliczenie: zmiana poziomu opłaty obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po dezaktywacji. Brak rozliczenia pro-rata przy downgrade (Klient ponosi pełną opłatę za miesiąc bieżący).

13.4. Downgrade przed upływem okresu zobowiązania: zgodnie z obowiązującym cennikiem

CZĘŚĆ V: ZMIANA LICZBY STANOWISK

§ 14. Rozszerzenie Liczby Stanowisk

14.1. Zasada: Klient może w każdym czasie zwiększyć liczbę Stanowisk objętych OWU.

14.2. Procedura:

  • Zamówienie zgodnie z § 3,
  • Aktywacja
  • Klient otrzymuje nowe licencje i dane dostępowe e-mailem.

14.3. Rozliczenie:

  • Opłata pro-rata za miesiąc bieżący: (cena za jedno Stanowisko / liczba dni w miesiącu) × liczba dni od Aktywacji do końca miesiąca × liczba nowych Stanowisk,
  • Od następnego miesiąca: pełna opłata za wszystkie Stanowiska (dotychczasowe + nowe).

14.4. Degresja cenowa: jeśli rozszerzenie liczby Stanowisk powoduje przekroczenie progu ilościowego (zgodnie z Cennikiem), od następnego miesiąca stosowana jest niższa cena jednostkowa dla wszystkich Stanowisk.

§ 15. Zmniejszenie Liczby Stanowisk

15.1. Ograniczenia: zmniejszenie możliwe wyłącznie po upływie minimalnego okresu zobowiązania dla danych Stanowisk.

15.2. Minimalna liczba Stanowisk: Klient zobowiązany jest utrzymywać co najmniej 1 Stanowisko (lub liczbę określoną w Zamówieniu Szczegółowym).

15.3. Procedura:

  • Klient składa dyspozycję z 30-dniowym wyprzedzeniem (wskazanie, które Stanowiska mają zostać dezaktywowane),
  • Usługodawca potwierdza w ciągu 2 Dni Roboczych,
  • Dezaktywacja z końcem miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 30 dni.

15.4. Rozliczenie: obniżenie opłaty od pierwszego dnia miesiąca następującego po dezaktywacji. Brak rozliczenia pro-rata przy zmniejszaniu liczby Stanowisk.

15.5. Degresja cenowa wsteczna: jeśli zmniejszenie liczby Stanowisk powoduje spadek poniżej progu degresji (zgodnie z Cennikiem), od następnego miesiąca stosowana jest wyższa cena jednostkowa dla pozostałych Stanowisk.

15.6. Przedterminowe zmniejszenie: przed upływem okresu zobowiązania – możliwe wyłącznie za zgodą Usługodawcy. Usługodawca może zażądać opłaty rekompensacyjnej.

CZĘŚĆ VI: ANULOWANIE USŁUG I WYPOWIEDZENIE

§ 16. Anulowanie Zamówienia Przed Aktywacją

16.1. Prawo do anulowania: Klient może anulować Zamówienie przed Aktywacją usługi bez ponoszenia kosztów.

16.2. Procedura: dyspozycja e-mailem lub telefonicznie najpóźniej w Dniu Roboczym poprzedzającym planowaną Aktywację.

16.3. Wyjątek: zamówienia wymagające prac przygotowawczych– anulowanie możliwe wyłącznie przed rozpoczęciem prac. Po rozpoczęciu prac Klient ponosi koszty faktycznie poniesionych prac.

CZĘŚĆ VII: POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 17. Zmiany Regulaminu

17.1. Zmiany niniejszego Regulaminu wymagają co do zasady obustronnie podpisanego aneksu do OWU, zgodnie z § 31 OWU.

17.2. W drodze wyjątku Usługodawca może wprowadzać zmiany niniejszego Regulaminu w zakresie wyłącznie procedur zamawiania i aktywacji usług w trybie jednostronnym, z zachowaniem 30-dniowego okresu uprzedzenia, wyłącznie z następujących ważnych przyczyn: zmiana przepisów prawa, zmiana narzędzi teleinformatycznych, zmiany organizacyjne po stronie Usługodawcy.

17.3. O zmianie Usługodawca informuje Klienta na adres e-mail wskazany w OWU. Klient, który nie zgadza się na zmianę, ma prawo wypowiedzieć OWU zgodnie z § 19 OWU, bez ponoszenia opłaty określonej w § 20 OWU.

§ 18. Postanowienia Końcowe

Regulamin stanowi integralną część OWU. W razie sprzeczności pierwszeństwo mają postanowienia OWU.