Jak wystawić fakturę zbiorczą z wielu wizyt u jednego klienta?

Zapewnie wielu uzytkowników nie zdaje sobie sprawy z tego, ze jest to bardzo proste!

I. WYSTAWIENIE FAKTURY ZBIORCZEJ

  • Dla każdej rejestrowanej wizyty pdczas rozliczenia tworzymy zamiast paragonu dokument Wydanie Zewnętrzne. Dzięki temu leki na bieżąco są zdejmowane z magazynu.
  • Na koniec dnia/miesiąca tworzymy nowy dokument (opcja Inny dokument w Nawigatorze). Wybieramy jako typ fakturę, wybieramy odpowiedniego klienta, przechodzimy do zakładki Pozycje. Gdy pojawi się okno wyboru: Towar/Usługa/Anuluj - klikam na Anuluj.
  • Klikamy na przycisk Operacje -> "Dodaj na podstawie wizyt". Pojawi się teraz pytanie o datę. Wskazujemy tu dzień, od którego chcemy włączać wizyty do rozliczenia (np. początek miesiąca lub dzień bieżący).
  • Pojawi się teraz okno z listą wszystkich wizyt, które miały miejsce począwszy od wskazanego wcześniej dnia. Jeśli niektórych z tych wizyt nie chcemy ujmować w rozliczeniu, to możemy na nie kliknąć myszką, co spowoduje wyłączenie ich z zestawienia. W dolnej części okna możemy wskazać jaki rabat ma być zastosowany na leki, a jaki na zabiegi. Jeśli na dokumentach występuje dojazd, to system ustawi dla niego rabat równy 0.
  • Uwaga: Jeśli klient, dla którego tworzymy faktury zbiorcze, ma udzielony rabat, to najlepiej w danych klienta ustawić go na 0. Dzięki temu podczas tworzenia faktury zbiorczej rabaty nie nałożą się na siebie, a ponadto biędzie można określić inny rabat na towary, inny na usługi i zerowy na dojazd.
  • Każdy użytkownik może nadać inny kod dla usługi dojazdu, dlatego należy w opcjach systemu wskazać, która usługa z listy leków i zabiegów oznacza dojazd. Przy domyślnych ustawieniach system zakłada, że kod tej usługi to DOJAZD.

II. ZASADY ODNOŚNIE ZALICZANIA DOKUMENTÓW DO OBROTU

Każdy dokument ma znacznik czy wymaga płatności, czy nie. Domyślnie dokumenty WZ, rachunki, faktury VAT i paragony wymagają płatności. Pozostałe typy dokumentów (przesunięcia międzymagazynowe, RW itp.) nie wymagają płatności. W momencie tworzenia faktury zbiorczej wszystkie dokumenty składowe oznaczane są jak nie wymagające płatności. Tak więc paragony, powiązane z wizytami, nie podwoją obrotów, bo nie wymagają płatności, od kiedy utworzymy z nich fakgurę zbiorczą. Znacznik "Wymaga płatności" możemy rownież zmieniać np. w opcji Dokuimenty (zakładka Opis dokuemntu -> Podzakładka Kontrahent).
Uwaga: Usunięcie faktury zbiorczej nie powoduje przywrócenia paragonom składowym znacznika "Wymaga płatności".
III. ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI ZBIORCZYMI
  1. Listę paragonów i WZ wykorzystanych w fakturze zbiorczej można obejrzeć wchodząc do: Dokumenty -> przycisk: Operacje dla dokumentu -> Dokumenty składowe faktury zbiorczej.
  2. Jeśli paragon wchodzi w skład jakiejkolwiek faktury zbiorczej, nie pokaże się na liście wizyt składowych przy tworzeniu następnej faktury zbiorczej.
  3. Numer faktury zbiorczej, do której został włączony paragon, można zobaczyć wchodząc do Dokumenty -> Opis dokumentu -> Zakładka "Dodatkowe" -> Pole: Dokument zbiorczy.
IV. ZNACZNIK POWIĄZANIA Z MAGAZYNEM
1. Domyślnie dokumenty magazynowe są powiązane z magazynem. Oznacza to, że wpisanie towaru/leku do dokumentu powoduje jego zdjęcie z magazynu.
Faktury zbiorcze mają jednak znacznik powiązania z magazynem wyłączony - są to dokumenty finansowe, bez wpływu na magazyn. O tym, czy dany dokument ma zdejmować z magazynu czy nie, dedyduje pole "Powiązany z magazynem". Można je zmieniać tylko w przypadku, gdy dokument nie ma jeszcze żadnych pozycji składowych.