Moduł CRM-SMS to bardzo wygodne rozszerzenie Kliniki XP, pozwalające lepiej komunikować się z klientami drogą elektroniczną. Można go wykorzystać do zaproszeń na wizyty, informacji o upływających terminach szczepień czy akcjach profilaktycznych.
Bardzo istotne jest skonfigurowanie i używanie go w efektywny sposób. Moduł jest potężnym narzędziem i nieprawidłowa konfiguracja może łatwo narazić nas na wysokie, niespodziewane koszty. Oto kilka wskazówek, które mogą się przydać na codzień i zabezpieczyć przed niespodziankami.
- Pojedyczny SMS ma długość 160 znaków. Jeśli pojawi się w nim chociaż jedna polska litera, długość pojedynczej wiadomości skraca się do 80 znaków. Dlatego warto ustawić automatyczną zamianę polskich liter na litery łacińskie przy wysyłaniu wiadomości, jeśli wysyłamy lub zamierzamy wysyłać ich wiele. Parametry modułu SMS -> zakładka Zasady wysyłania -> Polskie litery -> Zamieniaj polskie litery na alfabet łaciński
- Podczas codziennego tworzenia wiadomości warto pilnować, aby pojedyncza wiadomość nie przekraczała 160 znaków. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy zamierzamy wysłać w krótkim czasie wiele wiadomości - na przykład o akcji profilaktycznej, zmianie siedziby czy informacji związanej z danymi osobowymi. Przekroczenie limitu o jeden znak spowoduje podwojenie kosztów masowej wysyłki.
- Jeśli zamierzamy wysłać wiele wiadomości, a korzystamy z wersji Kliniki XP starszej niż 5.37.19.60, sprawdźmy, czy na pewno przekazywanie wiadomości do dostawcy odbywa się wyłącznie na jednym komputerze. Jeśli więcej komputerów ma włączone wysyłanie, każdy z nich zacznie w tym samym czasie przekazywać wiadomości do wysłania, a rachunek za całość może nas nieprzyjemnie zaskoczyć. Najprostsze rozwiązanie to aktualizacja programu do wersji 5.37.20.60 lub nowszej, co zredukuje ewentualne nadmiarowe wysyłki automatycznie do jednego komputera. Użytkownicy wcześniejszych wersji powinni - zgodnie z instrukcją, - pozostawić wysyłanie wyłącznie na jednym komputerze i wyłączyć na pozostałych.
- Od wersji 5.37.20.60 wprowadzony został z powodów bezpieczeństwa mechanizm ograniczający ilość wiadomości SMS rozsyłanych w ciągu minuty. Domyślna ilość to 20 wiadomości na minutę. Jeśli planujemy wysłać w krótkim czasie setki lub tysiące wiadomości SMS, warto na ten czas zwiększyć limit np. do 1000 wiadomości (Parametry modułu SMS -> Zakładka Zasady wysyłania -> "Nie wysyłaj więc niż .... wiadomości na minutę".
- Jeśli chcemy wysyłać wiadomości SMS niezależnie z dwóch oddziałów we wspólnej bazie, możemy włączyć (Opcje -> zakładka Praca wielooddziałowa) osobne nasłuchy dla oddziałów. Wtedy dla każdego oddziału możemy wskazać niezależnie komputer przekazujący wiadomości i nazwę nadawcy - w przypadku wiadomości Full / Profesjonalnych. W parametrach modułu SMS trzeba również wskazać, że dany nasłuch ma wysyłać tylko wiadomości z wybranego oddziału (Parametry modułu SMS -> zakładka Inne).
