Użytkownicy, zwłaszcza ci, którzy z różnych powodów utracili w przeszłości dane, starają się dmuchać na zimne: codziennie wykonują kopie danych, a ich PenDrive'y posiadają długie listy plików nawet z kilku lat. Nawyk wykonywania kopii zapasowych to bardz cenna cecha, jednak przetrzymywanie dużej ilości kopii zapasowych ma swoje konsekwencje.

Każda z kopii zawiera dane osobowe, które podlegają zasadom ochrony danych. Nie ma to większego znaczenia do momentu, gdy nie pojawi się klient żądający "zapomnienia go". Zgodnie z nową ustawą musimy wtedy usunąć wszystkie informacje na temat klienta (oprócz oczywiście danych niezbędnych do dokumentowania leczenia). Klinika XP posiada funkcję zapomnienia w bieżącej bazie danych. Sami musimy jednak zadbać o usunięcie danych z poszczególnych kopii. Każdą z nich musimy rozpakować, wykonać funkcję zapomnienia klienta i z powrotem spakować. Cała operacja może zająć wiele godzin, jeśli chcemy rzetelnie podejść do sprawy.

 

database backup HARMONOGRAM DLA KOPII ZAPASOWYCH BAZY DANYCH

Ile w takim razie kopii powinniśmy posiadać, żeby czuć się bezpiecznie i równocześnie nie zestarzeć się przy odtwarzaniu plików?

Być może sprawdzi się nastepujący schemat:

  1. KOPIE CODZIENNE: Jedna na każdy dzień tygodnia
  2. KOPIE TYGODNIOWE: 4 kopie: Jedna kopia z każdego tygodnia (np. kopia z piątku), 
  3. KOPIE MIESIĘCZNE: kopia na koniec każdego miesiąca
  4. KOPIE ROCZNE: Kopie z końca każdego roku z ostatnich pięciu lat.

Gdy kończy się miesiąc, usuwamy najstarszą kopię miesięczną.

Gdy kończy się rok, usuwamy kopie starsze niż 5 lat.

Wszystkich kopii mamy więc maksymalnie 7 + 4 + 12 + 5 = 26. Niemało, ale da się nad tym zapanować.

 

database picture KOPIE ZAPASOWE MULTIMEDIÓW

 

Od momentu, gdy w plikach załączników znajdują się podpisy klientów lub po prostu dane osobowe, musimy je chronić tak samo jak dokumenty papierowe.

W oknie wykonywania kopii zapasowych można wybrać wykonanie kopii multimediów:

backup media

Jeśli nie dodajemy codziennie wielu załączników, nie musimy tworzyć ich kopii tak często jak kopii bazy danych. Kopia multimediów jest też zwykle wielokrotnie większa i tworzy się zdecydowanie dłużej. Załączniki nie są narażone na uszkodzenie, a jeśli już, to każdy osobno, a nie jako cały zbiór. Krótko mówiąc: zwykle wystarczy raz na tydzień.

 

Zobacz Inne pytania z zakresu ochrony danych osobowych.