OGÓLNE WARUNKI

ŚWIADCZENIA USŁUG SERWISOWYCH I HOSTINGOWYCH
DLA SYSTEMU KLINIKA XP

CZĘŚĆ I: POSTANOWIENIA OGÓLNE

• 1. Definicje

Na potrzeby niniejszych Ogólnych Warunków Świadczenia Usług Serwisowych i Hostingowych dla Systemu KlinikaXP, poniższe terminy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

1. OWU – niniejsze Ogólne Warunki Świadczenia Usług Serwisowych i Hostingowych dla Systemu KlinikaXP wraz z wszystkimi załącznikami.
2. System Klinika XP (dalej: System) – oprogramowanie przeznaczone do wspomagania zarządzania placówkami weterynaryjnymi, w tym dokumentacją lekarsko-weterynaryjną, wizytami, fakturowaniem i innymi aspektami działalności kliniki.
3. Licencja – prawo do korzystania z Systemu, nabyte jednorazowo lub w modelu Użyczenia.
4. Stanowisko – jedno stanowisko robocze z zainstalowanym Systemem lub z dostępem do Systemu, na którym może pracować jeden użytkownik jednocześnie.
5. Pakiet Serwisowy – zestaw usług serwisowych dla Systemu zainstalowanego lokalnie u Klienta (Instalacja Lokalna) lub jako usługa Hostingu w Chmurze, obejmujący jeden z poziomów wskazanych w Cenniku:
6. Instalacja Lokalna – System zainstalowany na infrastrukturze informatycznej Klienta (model on-premise), z bazą danych przechowywaną na serwerach Klienta.
7. Hosting Systemu w Chmurze (dalej Hosting w Chmurze) – usługa polegająca na przechowywaniu oraz utrzymywaniu bazy danych Systemu w infrastrukturze chmurowej Usługodawcy oraz zapewnieniu jej dostępności dla Systemu, z wykorzystaniem zasobów obliczeniowych i przestrzeni dyskowej udostępnianych przez Usługodawcę.
8. Usługi Elektroniczne – usługi świadczone drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, tj. usługi świadczone bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie Usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania (włącznie z kompresją cyfrową) i przechowywania danych

w szczególności:

1. udostępnienia Panelu Klienta,
2. Hosting w Chmurze,
3. Aplikacja Mobilna KlinikaXP,
4. Moduły Dodatkowe.

9. Moduły Dodatkowe – dodatkowe funkcjonalności Systemu dostępne po ich wykupieniu.

Szczegółowa charakterystyka Modułów Dodatkowych oraz ich funkcjonalności określona jest w Cenniku dostępnym na stronie  www.klinikaxp.pl 

10. Aplikacja Mobilna – aplikacja na urządzenia mobilne umożliwiająca dostęp do wybranych funkcji Systemu, dostępna wyłącznie dla Klientów posiadających Pakiet Pełny i Hosting w Chmurze.
11. Panel Klienta –  interfejs webowy (strona internetowa) dostępny pod adresem wskazanym przez Usługodawcę, umożliwiający Usługobiorcy składanie Zamówień i pobieranie plików z aktualizacjami lub narzędziami pomocniczymi.
12. Cennik – dokument określający wysokość wynagrodzenia za poszczególne usługi i moduły, dostępny na stronie internetowej Usługodawcy pod adresem: www.klinikaxp.pl  oraz stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy.
13. Użyczenie Programu – model licencjonowania, w którym Klient nie nabywa Licencji jednorazowo, lecz korzysta z Systemu na podstawie miesięcznej opłaty zgodnie z Cennikiem.
14. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
15. SLA (Service Level Agreement) – dokument określający parametry jakości świadczenia usług, stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy.
16. Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną (dalej: Regulamin) – dokument określający techniczne i proceduralne warunki świadczenia Usług Elektronicznych, stanowiący Załącznik nr 2 do OWU. Ilekroć w Regulaminie użyto pojęcia „Usługobiorca”, należy przez to rozumieć ”Klienta” w rozumieniu OWU.

• 2. Przedmiot OWU

1. Na podstawie niniejszych OWU Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Klienta:

1. Usług Serwisowych dla Systemu w ramach wybranego Pakietu Serwisowego,
2. Usług Hostingu w Chmurze – na zamówienie Klienta (usługa opcjonalna),
3. Dostępu do Modułów Dodatkowych – na zamówienie Klienta (usługi opcjonalne),

a Klient zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za świadczone usługi zgodnie z Cennikiem.

2. OWU mają charakter ramowy. Szczegółowy zakres usług świadczonych w ramach Umowy określany jest poprzez:

1. Wybór Pakietu Serwisowego przez Klienta,
2. Zamówienia Modułów Dodatkowych i/lub Hostingu w Chmurze,
3. Zmiany zakresu usług (upgrade/downgrade Pakietu, dodawanie/usuwanie modułów) dokonywane zgodnie z procedurami określonymi w Załączniku nr 5.

3. Akceptacja niniejszych OWU nie wymaga jednorazowego nabycia wszystkich dostępnych usług i modułów. Klient ma prawo zamawiać poszczególne usługi i moduły sukcesywnie, zgodnie z bieżącymi potrzebami.

• 3. Usługi Elektroniczne

1. W ramach OWU Usługodawca świadczy na rzecz Klienta Usługi Elektroniczne w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.).
2. Techniczne warunki świadczenia Usług Elektronicznych określa Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną (Załącznik nr 2).
3. Regulamin uzupełnia niniejsze  OWU w zakresie aspektów technicznych i nie może być sprzeczny z postanowieniami OWU. W razie wątpliwości interpretacyjnych, postanowienia OWU mają pierwszeństwo, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących.
4. Akceptacja niniejszych OWU obejmuje akceptację Regulaminu.
5. Klient zobowiązuje się do zapoznania z Regulaminem przed rozpoczęciem korzystania z Usług Elektronicznych.

• 4. Zakres Usług Objętych OWU w Dniu Akceptacji

W dniu akceptacji niniejszych OWU Klient zamawia wybrane przez siebie usługi, wypełniając formularz Zakres Usług (Załącznik nr 8).

CZĘŚĆ II: USŁUGI SERWISOWE DLA INSTALACJI LOKALNEJ

• 5. Pakiety Serwisowe – Charakterystyka

1. Klient wybiera jeden z dostępnych Pakietów Serwisowych.

2. Szczegółowa charakterystyka Pakietów Serwisowych oraz ich funkcjonalności określona jest w Cenniku dostępnym na stronie klinikaxp.pl

3. Klient może w każdym czasie zmienić wybrany Pakiet Serwisowy (upgrade lub downgrade) zgodnie z procedurą określoną w § 11 i Załączniku nr 5.

• 6. Model Licencjonowania

1. Usługi Serwisowe mogą być świadczone dla Systemu, do którego Klient posiada:

1. Licencję nabytą jednorazowo – Klient kupił Licencję zgodnie z Cennikiem i nie ponosi dalszych opłat licencyjnych (opłaca tylko Pakiet Serwisowy),
2. Użyczenie Programu – Klient nie nabywa Licencji, lecz korzysta z Systemu na podstawie miesięcznej opłaty zgodnie z Cennikiem – w takim przypadku Klient opłaca zarówno Użyczenie, jak i Pakiet Serwisowy.

2. W przypadku Użyczenia Programu, zaprzestanie opłacania miesięcznej opłaty za Użyczenie skutkuje utratą prawa do korzystania z Systemu.
3. Klient może w trakcie obowiązywania Umowy zmienić model licencjonowania z Użyczenia na Licencję jednorazową poprzez jednorazową wpłatę zgodnie z Cennikiem.

4. Szczegółowe warunki licencjonowania określa załącznik nr 7 do OWU.

• 7. Blokada i Eksport Danych przy Braku Płatności

1. W przypadku opóźnienia w płatności za jakąkolwiek usługę objętą OWU przekraczającego 7 dni, Usługodawca ma prawo do zablokowania dostępu do Systemu.
2. Przywrócenie dostępu następuje w ciągu 1 dnia roboczego od momentu uregulowania zaległości wraz z ewentualnymi odsetkami za opóźnienie (tj. uznania rachunku bankowego Usługodawcy).
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z blokady Systemu dokonanej zgodnie z niniejszym paragrafem, w szczególności za utracone korzyści, niedogodności w pracy Klienta czy reklamacje pacjentów Klienta.
4. W przypadku długotrwałej zwłoki w płatności za Hosting w Chmurze:

1. Po 30 dniach opóźnienia: Usługodawca eksportuje dane Klienta i udostępnia je (w formacie bazy lokalnej) i przekazuje klientowi w uzgodniony sposób.
2. Po 60 dniach opóźnienia: Usługodawca ma prawo do trwałego usunięcia danych Klienta z serwerów, po uprzednim powiadomieniu Klienta o planowanym usunięciu.

Klient ma obowiązek pobrać wyeksportowane dane w terminie 30 dni od daty udostępnienia. Po tym terminie Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych.

5. Przywrócenie dostępu do Hostingu w Chmurze nastąpi:
   1. Po opóźnieniu krótszym niż 30 dni: w ciągu 1 dzień roboczy od uregulowania zaległości,
   2. Po opóźnieniu dłuższym niż 30 dni: w ciągu 4 dni robocze od uregulowania zaległości.

CZĘŚĆ III: USŁUGI HOSTINGU W CHMURZE

• 8. Hosting w Chmurze – Przedmiot Usługi

1. Moduł Hosting w Chmurze jest usługą opcjonalną, świadczoną na zamówienie Klienta.
2. Hosting w Chmurze obejmuje:

1. Przechowywanie i utrzymywanie bazy danych Systemu w infrastrukturze chmurowej Usługodawcy oraz zapewnienie jej dostępności dla Systemu, z wykorzystaniem zasobów obliczeniowych i przestrzeni dyskowej udostępnianych przez Usługodawcę,
2. dostępność zgodnie z celami usługowymi określonymi w SLA (Załącznik nr 4),
3. Backup (kopie zapasowe) i archiwizację danych zgodnie z SLA,
4. Zapewnienie bezpieczeństwa danych,

Hosting w Chmurze nie obejmuje przechowywania zasobów multimedialnych.

3. Hosting w Chmurze może być zamówiony niezależnie od poziomu Pakietu Serwisowego, przy czym Aplikacja Mobilna dostępna jest wyłącznie dla Klientów posiadających Pakiet Pełny i Hosting w Chmurze jednocześnie.
4. Opłata za Hosting w Chmurze określona jest w Cenniku dostępnym na stronie  www.klinikaxp.pl 
5. Hosting w Chmurze stanowi Usługę Elektroniczną w rozumieniu § 3. Techniczne warunki świadczenia tej usługi określa Regulamin (Załącznik nr 2).

CZĘŚĆ IV: MODUŁY DODATKOWE

• 9. Katalog Modułów Dodatkowych

1. Klient może wykupić Moduły Dodatkowe (niezależnie od wybranego Pakietu Serwisowego).
2. Szczegółowa charakterystyka Modułów Dodatkowych oraz opłaty za nie określone są w Cenniku dostępnym na stronie  www.klinikaxp.pl 
3. Moduły Dodatkowe mogą być zamawiane w dowolnym momencie zgodnie z procedurą określoną w Załączniku nr 5 (Regulamin Zamawiania Modułów).
4. Klient może anulować subskrypcję na Moduł Dodatkowy w każdym czasie. Dezaktywacja następuje z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, jednak nie wcześniej niż po upływie 30 dni od złożenia dyspozycji, jeśli do końca okresu rozliczeniowego pozostało mniej niż 30 dni. Wypowiedzenie subskrypcji na Moduł Dodatkowy nie skutkuje wypowiedzeniem OWU ani Pakietu Serwisowego.

CZĘŚĆ V: ZAMAWIANIE I ZARZĄDZANIE USŁUGAMI (CHARAKTER RAMOWY)

• 10. Zamówienia Modułów i Zmian Pakietów

1. Klient może zamawiać Moduły Dodatkowe, Hosting w Chmurze oraz zmieniać poziom Pakietu Serwisowego w trakcie obowiązywania OWU.
2. Zamówienia mogą być składane w następujący sposób:

A. Zamówienia telefoniczne

1. Klient kontaktuje się z Usługodawcą telefonicznie pod wskazanym numerem,
2. Rozmowy telefoniczne mogą być rejestrowane (nagrywane) po uprzednim poinformowaniu Klienta,
3. Usługodawca przesyła potwierdzenie zamówienia na adres e-mail Klienta,
4. Klient ma 24 godziny na zgłoszenie sprzeciwu (e-mailem lub telefonicznie),
5. Brak sprzeciwu w terminie 24 godzin oznacza akceptację zamówienia,
6. Klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie wysyłane na e-mail Klienta.

B. Zamówienia na stronie www.klinikaxp.pl

1. Klient wypełnia formularz na stronie klinikaxp.pl
2. Klient klika przycisk „Zamawiam" i akceptuje warunki poprzez zaznaczenie checkboxa,
3. Zamówienie jest skuteczne z chwilą kliknięcia „Zamawiam",
4. Klient otrzymuje automatyczne potwierdzenie wysyłane na e-mail Klienta.

C. Zamówienia e-mailowe

1. Klient wysyła zamówienie na adres e-mail Usługodawcy: [adres e-mail],
2. Usługodawca potwierdza zamówienie e-mailem w ciągu 1 Dnia Roboczego.

D. Zamówienia przez formularz w Systemie

1. Klient wypełnia formularz w Systemie,
2. Wybiera usługę/moduł do zamówienia lub zmianę Pakietu,
3. Klika przycisk „Zamawiam" i akceptuje warunki poprzez zaznaczenie checkboxa,
4. Zamówienie jest skuteczne z chwilą kliknięcia „Zamawiam",
5. System generuje automatyczne potwierdzenie dostępne w Systemie.

Szczegółowe procedury zamawiania, aktywacji usług oraz rozliczeń określa Załącznik nr 5 Regulamin Zamawiania Modułów i Zmian Pakietów.

• 11. Upgrade i Downgrade Pakietu Serwisowego

1. Upgrade Pakietu (np. z Podstawowego na Rozszerzony lub Pełny):

1. Możliwy w dowolnym momencie,
2. Zamówienie zgodnie z § 10,
3. Różnica w cenie rozliczana pro-rata za pozostałą część bieżącego miesiąca,
4. Aktywacja nowego Pakietu w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia i uregulowania dopłaty.

2. Downgrade Pakietu (np. z Pełnego na Rozszerzony lub Podstawowy):

1. Wymaga złożenia wypowiedzenia wyższego Pakietu z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia,
2. Nowa cena obowiązuje od początku następnego pełnego miesiąca kalendarzowego po upływie okresu wypowiedzenia,
3. utrata funkcjonalności dostępnych w wyższym Pakiecie następuje z końcem miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 30-dniowego okresu wypowiedzenia (data dezaktywacji pokrywa się z datą zmiany poziomu opłaty).

3. Downgrade nie skutkuje obowiązkiem zapłaty opłaty, o której mowa w § 20.

• 12. Rozszerzenie Liczby Stanowisk

1. Klient może w każdym czasie rozszerzyć liczbę Stanowisk objętych OWU.
2. Rozszerzenie wymaga:

1. Dla Licencji jednorazowej: zakupu dodatkowej Licencji zgodnie z Cennikiem,
2. Dla Użyczenia Programu: dodania kolejnego Stanowiska do miesięcznego rozliczenia zgodnie z Cennikiem.

3. Nowe Stanowisko jest automatycznie objęte aktualnie wykupionym Pakietem Serwisowym.
4. Miesięczna opłata za Pakiet Serwisowy wzrasta proporcjonalnie do liczby Stanowisk zgodnie z Cennikiem.
5. W przypadku przekroczenia progu cenowego określonego w Cenniku (np. wzrost z 5 do 6 Stanowisk = zmiana przedziału z „2–5" na „6–10"), cena za Stanowisko ulega automatycznemu dostosowaniu (degresja cenowa) zgodnie z Cennikiem – Usługodawca automatycznie stosuje korzystniejszą stawkę od następnego miesiąca rozliczeniowego.

6. Rozszerzenie o stanowisko w trakcie miesiąca kalendarzowego:
   1. Opłata za nowe stanowisko rozliczana pro-rata za pozostałą część bieżącego miesiąca,
   2. Od następnego miesiąca – pełna opłata zgodnie z Cennikiem (z uwzględnieniem degresji, jeśli dotyczy).

CZĘŚĆ VI: WYNAGRODZENIE I PŁATNOŚCI

• 13. Zasady Rozliczeń

1. Wynagrodzenie Usługodawcy za świadczone usługi określone jest w Cenniku dostępnym na stronie internetowej Usługodawcy pod adresem: www.klinikaxp.pl   oraz stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszych OWU.
2. Cennik określa w szczególności opłaty za:

1. Pakiety Serwisowe– w zależności od liczby Stanowisk,
2. Hosting w Chmurze – w zależności od liczby Stanowisk,
3. Moduły Dodatkowe,
4. Użyczenie Programu – w zależności od liczby Stanowisk,
5. Inne opłaty jednorazowe (rozszerzenie o stanowisko, zakup Licencji, podniesienie wersji).

3. Aktualna wersja Cennika obowiązująca w danym momencie jest dostępna na stronie internetowej Usługodawcy, dodatkowo może być udostępniona Klientowi na żądanie (e-mailem).
4. Wszystkie ceny określone w Cenniku są cenami netto. Do wszystkich cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.

• 14. Podniesienie Wersji Nieaktualnego Programu

1. Jeśli Klient przez pewien okres nie korzystał z Pakietu Serwisowego (nie opłacał aktualizacji) i posiada nieaktualną wersję Systemu, podniesienie wersji do najnowszej wymaga jednorazowej opłaty zgodnie z Cennikiem.
2. Szczegółowe zasady i wysokość opłat za podniesienie wersji określa Cennik.
3. Wysokość opłaty uzależniona jest od: liczby miesięcy, przez które System nie był aktualizowany, liczby stanowisk, wybranego pakietu serwisowego po podniesieniu wersji.
4. Opłata, o której mowa w ust. 1, jest płatna jednorazowo przed podniesieniem wersji Systemu.

• 15. Terminy i Sposób Płatności

1. Płatność z góry za kolejny miesiąc: Klient zobowiązany jest do opłacania Pakietu Serwisowego, Hostingu w Chmurze oraz Modułów Dodatkowych z góry za kolejny miesiąc.
2. Termin płatności: Opłata powinna wpłynąć na rachunek bankowy Usługodawcy najpóźniej w przedostatnim dniu miesiąca poprzedzającego miesiąc, którego dotyczy opłata.
3. Sposób płatności:

1. Przelew bankowy na rachunek Usługodawcy wskazany na fakturze,
2. Karta płatnicza (jeśli funkcjonalność dostępna),
3. Inne formy akceptowane przez Usługodawcę.

4. Za dzień zapłaty uważa się dzień wpływu środków na rachunek bankowy Usługodawcy.
5. Usługodawca wystawia faktury VAT z terminem płatności 7 dni od dnia wystawienia. Faktury przesyłane są na adres e-mail Klienta.

• 16. Konsekwencje Opóźnień w Płatności

1. W przypadku opóźnienia w płatności Klient zobowiązany jest do zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie.
2. Szczegółowe konsekwencje opóźnień w płatności (blokada Systemu) określa § 7.
3. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 30 dni, Usługodawca ma prawo do:

1. Rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym bez wypowiedzenia (odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta),
2. Dochodzenia opłaty określonej w § 20 ust. 1.

4. Skorzystanie z prawa do blokady Systemu lub rozwiązania Umowy nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty zaległych należności wraz z odsetkami.

CZĘŚĆ VII: INDEKSACJA CEN

• 17. Zmiana Cennika

1. Waloryzacja planowana

Usługodawca może zmieniać Cennik w drodze corocznej waloryzacji, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym. Podstawą waloryzacji jest roczny wskaźnik CPI publikowany przez GUS za ostatnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wysłania powiadomienia. Waloryzacja planowana nie wymaga odrębnego uzasadnienia poza wskazaniem wartości CPI.

2. Waloryzacja nadzwyczajna

Usługodawca może zmienić Cennik poza cyklem rocznym – nie częściej niż dwa razy w roku kalendarzowym – jeżeli nastąpi wzrost kosztów świadczenia usług spowodowany którąkolwiek z poniższych okoliczności:

a) zmiana kursu walut istotna dla kosztów komponentów, oprogramowania lub licencji o więcej niż 10% względem kursu z dnia zawarcia Umowy lub ostatniej zmiany Cennika (kurs średni NBP);

b) wzrost kosztów pracy wynikający ze zmiany przepisów prawa o więcej niż 5% w skali roku względem poziomu z dnia zawarcia Umowy lub ostatniej zmiany Cennika;

c) wzrost cen energii lub surowców niezbędnych do świadczenia Usług o więcej niż 10% względem poziomu z dnia zawarcia Umowy lub ostatniej zmiany Cennika (dane GUS lub operatora systemu);

d) zmiana przepisów podatkowych lub innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego bezpośrednio wpływająca na kalkulację cen.

3. Procedura notyfikacji

O każdej zmianie Cennika – planowanej lub nadzwyczajnej – Usługodawca powiadamia Klienta co najmniej na 30 dni przed datą jej wejścia w życie. Powiadomienie zawiera:

a) nowy Cennik (PDF lub link do strony internetowej);

b) datę wejścia w życie nowych cen;

c) tryb waloryzacji;

d) pouczenie o prawie wypowiedzenia Umowy.

Nowy Cennik jest jednocześnie publikowany na stronie internetowej Usługodawcy pod adresem www.klinikaxp.pl. Zmiana Cennika przeprowadzona zgodnie z niniejszą procedurą nie wymaga zmiany OWU.

4. Prawo wypowiedzenia

Klient może wypowiedzieć Umowę w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia. Wypowiedzenie jest bezkosztowe. Klient nie jest zobowiązany do zapłaty opłaty, o której mowa w § 20. Umowa rozwiązuje się z końcem miesiąca kalendarzowego, w którym upłynął 14-dniowy termin, albo z dniem wskazanym przez Klienta, jeżeli jest późniejszy.

5. Skutki milczenia

Brak wypowiedzenia Umowy w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia oznacza akceptację nowego Cennika. Nowe ceny obowiązują od daty wskazanej w powiadomieniu, nie wcześniej jednak niż 30 dni od dnia jego wysłania. Brak sprzeciwu wobec zmiany Cennika nie pozbawia Klienta prawa do wypowiedzenia Umowy na zasadach ogólnych z zachowaniem okresu wypowiedzenia i postanowień § 20.

CZĘŚĆ VIII: OKRES OBOWIĄZYWANIA I WYPOWIEDZENIE

• 18. Okres Obowiązywania i Automatyczne Przedłużenie

1. OWU zostają zaakceptowane na czas oznaczony: 12 miesięcy, licząc od dnia akceptacji OWU.
2. Automatyczne przedłużenie:

1. Obowiązywanie OWU automatycznie przedłuża się na kolejne 12 miesięcy na dotychczasowych warunkach, z zastrzeżeniem:
   1. zmian Cennika dokonanych zgodnie z § 17
   2. Zmian Regulaminu Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną dokonanych zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie (Załącznik nr 2),
2. Warunkiem przedłużenia jest brak zgłoszenia sprzeciwu przez którąkolwiek ze Stron.

3. Zgłoszenie sprzeciwu wobec przedłużenia:

1. Każda ze Stron może zgłosić sprzeciw wobec automatycznego przedłużenia obowiązywania OWU
2. Sprzeciw należy zgłosić najpóźniej na 30 dni przed upływem bieżącego okresu obowiązywania Umowy,
3. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu, Umowa wygasa z upływem bieżącego okresu (12 miesięcy) bez automatycznego przedłużenia,
4. Zgłoszenie sprzeciwu nie skutkuje obowiązkiem zapłaty opłaty, o której mowa w § 20.

• 19. Wypowiedzenie OWU w trakcie okresu obowiązywania

1. Wypowiedzenie przez Klienta:

Klient może wypowiedzieć OWU przed upływem okresu, na który zostały zaakceptowane, w następujących trybach:

A. Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym (bez opłaty za przedterminowe rozwiązanie):

1. W przypadku istotnego naruszenia OWU przez Usługodawcę, w szczególności:
   1. Niedostępność Hostingu w Chmurze przez okres dłuższy niż 30 dni (łącznie w skali roku) z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy,
   2. Nieusunięcie krytycznych błędów Systemu uniemożliwiających korzystanie z podstawowych funkcji w terminie 14 dni od zgłoszenia,

• Rażące naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych przez Usługodawcę,

1. Wypowiedzenie w trybie natychmiastowym wymaga uprzedniego wezwania Usługodawcy do usunięcia naruszenia w terminie 7 dni (chyba że naruszenie nie może być usunięte),

B. Wypowiedzenie w związku ze zmianą Cennika:

1. Zgodnie z § 17 ust. 4 – bezkosztowo, bez opłaty.

C. Wypowiedzenie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia (z opłatą za przedterminowe rozwiązanie):

1. Klient może wypowiedzieć OWU w każdym czasie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia,
2. OWU przestają obowiązywać z upływem okresu wypowiedzenia,
3. Wypowiedzenie w tym trybie skutkuje obowiązkiem zapłaty opłaty za przedterminowe rozwiązanie określonej w § 20.

2. Wypowiedzenie przez Usługodawcę:

Usługodawca może wypowiedzieć OWU:

Ze skutkiem natychmiastowym (bez okresu wypowiedzenia):

1. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 30 dni
2. W przypadku naruszenia przez Klienta zakazów określonych w Regulaminie (Załącznik nr 2, § 4) – w szczególności:
   1. Próby włamania do systemu,
   2. Udostępniania dostępu do Systemu osobom nieuprawnionym,

• Wykorzystania Systemu do działań przestępczych lub naruszających prawa osób trzecich,

1. W przypadku istotnego naruszenia OWU przez Klienta.

• 20 Opłata za Przedterminowe Rozwiązanie przez Klienta

1. W przypadku wypowiedzenia OWU przez Klienta przed upływem okresu, na który zostały zaakceptowane (poza przypadkami określonymi w § 19 ust. 1 lit. A i B), Klient zobowiązany jest zapłacić Usługodawcy opłatę za przedterminowe rozwiązanie w wysokości:

Liczba pozostałych pełnych miesięcy do końca okresu × Miesięczna opłata łączna

gdzie:

Miesięczna opłata łączna = suma miesięcznych opłat za wszystkie usługi objęte OWU w momencie wypowiedzenia, obliczona zgodnie z aktualnym Cennikiem

2. Wyjątki od opłaty za przedterminowe rozwiązanie (Klient NIE płaci opłaty):

1. Wypowiedzenie z powodu istotnego naruszenia OWU przez Usługodawcę (§ 19 ust. 1 lit. A),
2. Wypowiedzenie w związku ze zmianą Cennika (§ 17 ust. 4),
3. Zgłoszenie sprzeciwu wobec automatycznego przedłużenia (§ 18 ust. 3),
4. Rozwiązanie OWU za porozumieniem Stron na innych warunkach.

3.  Opłata za przedterminowe rozwiązanie płatna jest w terminie 14 dni od dnia zaprzestania obowiązywania OWU.

• 21. Skutki Rozwiązania OWU

1. Dla Instalacji Lokalnej (Klient korzystający z Pakietu Serwisowego bez Hostingu):

1. System pozostaje zainstalowany u Klienta,
2. Klient traci dostęp do aktualizacji i wsparcia technicznego (funkcjonalności objęte Pakietem Serwisowym),
3. Klient zachowuje prawo do korzystania z Systemu w ostatniej wersji, którą otrzymał przed rozwiązaniem Umowy (jeśli posiada Licencję jednorazową),
4. W przypadku Użyczenia Programu (§ 6 ust. 1 lit. b): Klient traci prawo do korzystania z Systemu po zaprzestaniu obowiązywania OWU.

2. Dla Hostingu w Chmurze:

1. Usługodawca zapewnia eksport danych Klienta w terminie 30 dni od rozwiązania Umowy,
2. Dane udostępniane są do pobrania oraz przesyłane linkiem na adres e-mail Klienta, po uzgodnieniu z Klientem dogodnej formy.
3. Klient ma 60 dni od dnia udostępnienia na pobranie danych,
4. Po upływie 60 dni Usługodawca usuwa dane Klienta z serwerów i nie ponosi odpowiedzialności za ich utratę,
5. Usługa Aplikacji Mobilnej zostaje wyłączona z dniem rozwiązania Umowy.

3. Zaległe należności:

1. Wszelkie zaległe należności stają się natychmiast wymagalne z dniem rozwiązania Umowy,
2. Klient zobowiązany jest uregulować wszystkie zaległości w terminie 14 dni od rozwiązania Umowy.

4. Zwrot nadpłat:

1. Jeśli Klient opłacił z góry okres wykraczający poza datę zaprzestaniu obowiązywania OWU, Usługodawca zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres – w terminie 30 dni od rozwiązania Umowy,
2. Zwrot następuje po potrąceniu ewentualnych zaległości i należnych odsetek.

5. Poufność:
   • Postanowienia dotyczące zachowania poufności pozostają w mocy także po zaprzestaniu obowiązywania OWU.

CZĘŚĆ IX: DANE OSOBOWE I BEZPIECZEŃSTWO

• 22. Podział Ról w Zakresie Ochrony Danych Osobowych

1. Dane pacjentów:

1. Klient jest Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) w odniesieniu do danych pacjentów przetwarzanych w Systemie,
2. Usługodawca jest Podmiotem Przetwarzającym (procesorem) w rozumieniu art. 28 RODO,
3. Szczegółowe warunki przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako Podmiot Przetwarzający określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (Załącznik nr 3),
4. Załącznik nr 3 stanowi integralną część niniejszych OWU.

2. Dane osobowe Klienta:

1. W związku ze świadczeniem Usług Elektronicznych Usługodawca przetwarza dane osobowe Klienta (dane kontaktowe, dane do faktury),
2. Usługodawca jest Administratorem tych danych,
3. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych Klienta (obowiązek informacyjny art. 13/14 RODO) zawarte są w Regulaminie Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną (Załącznik nr 2, § 17).

• 23. Bezpieczeństwo Danych w Hostingu w Chmurze

1. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa danych przechowywanych w ramach Hostingu w Chmurze zgodnie z wymogami RODO oraz przepisami dotyczącymi danych medycznych.
2. Środki bezpieczeństwa stosowane przez Usługodawcę (szczegóły techniczne w Regulaminie, Załącznik nr 2):
   • Backup (kopie zapasowe) codziennie z retencją 30 dni,
   • Monitoring bezpieczeństwa 24/7,
   • Kontrola dostępu (uwierzytelnianie, autoryzacja, opcjonalnie uwierzytelnianie dwuskładnikowe).
3. Disaster Recovery:
   • RPO (Recovery Point Objective): 24 godziny – maksymalna akceptowalna utrata danych w przypadku awarii,
   • RTO (Recovery Time Objective): 4 godziny – maksymalny czas przywrócenia usługi po awarii.
4. Szczegółowe parametry bezpieczeństwa i dostępności określa SLA (Załącznik nr 4).

• 24. Przetwarzanie Danych w Celach Analitycznych (Komercjalizacja)

Usługodawca może przetwarzać zanonimizowane dane pochodzące z Systemu w celach analitycznych, badawczych i komercyjnych wyłącznie na zasadach określonych w Załączniku nr 6: Polityka Przetwarzania i Komercjalizacji Zanonimizowanych Danych Zagregowanych.

CZĘŚĆ X: ODPOWIEDZIALNOŚĆ

• 25. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Zakres odpowiedzialności:
   • Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie OWU na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, z zastrzeżeniem ograniczeń określonych w niniejszym paragrafie.
2. Ograniczenie odpowiedzialności majątkowej:
   • Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody powstałe w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem OWU jest ograniczona do wysokości:
     • Dla Instalacji Lokalnej (bez Hostingu): wysokość 12-krotności łącznych miesięcznych opłat uiszczonych przez Usługobiorcę za okres 12 miesięcy poprzedzających wystąpienie zdarzenia powodującego szkodę (Pakiet Serwisowy + Moduły),
     • Dla Hostingu w Chmurze: wysokość 12-krotności łącznych miesięcznych opłat uiszczonych przez Usługobiorcę za okres 12 miesięcy poprzedzających wystąpienie zdarzenia powodującego szkodę (Pakiet + Hosting + Moduły),

z wyłączeniem odpowiedzialności za naruszenie ochrony danych osobowych – dla której odpowiedzialność nie jest ograniczona kwotowo.

3. Wyłączenie odpowiedzialności:
   • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
     • Utratę danych w Instalacji Lokalnej (baza danych przechowywana u Klienta – odpowiedzialność Klienta za backup),
     • Szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania Systemu przez Klienta lub osoby przez niego upoważnione,
     • Szkody wynikłe z działań osób trzecich (np. ataki hakerskie, o ile Usługodawca zastosował odpowiednie środki ochrony),
     • Szkody wynikłe z siły wyższej (§ 27),
     • Utracone korzyści Klienta.
4. Wyłączenie odpowiedzialności za zgodność z prawem weterynaryjnym:
   • Usługodawca dostarcza narzędzie informatyczne (System),
   • Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych pacjentów z przepisami prawa weterynaryjnego i o ochronie danych osobowych,
   • Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje medyczne podejmowane przez Klienta z wykorzystaniem Systemu.

• 26. Parametry Jakości Usług (SLA)

26.1. Załącznik SLA

Szczegółowe parametry jakości świadczenia usług objętych niniejszymi OWU w tym:

• czasy reakcji i rozwiązywania Incydentów dla poszczególnych Pakietów Serwisowych,
• parametry dostępności Hostingu w Chmurze,
• procedury zgłaszania i priorytetyzacji Incydentów,
• zasady monitorowania i raportowania jakości usług,
• wyłączenia z odpowiedzialności oraz zasady rekompensaty w przypadku niedotrzymania parametrów,

zostały określone w Załączniku nr 4 do niniejszej Umowy (SLA – Service Level Agreement), stanowiącym integralną część OWU.

26.2. Charakter zobowiązań SLA

Parametry określone w Załączniku nr 4 (SLA) stanowią cele usługowe, do których Usługodawca dąży, stosując standardową staranność zawodową w zakresie świadczenia usług IT.

26.3. Moc wiążąca

W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami Załącznika nr 4 (SLA) a postanowieniami niniejszych OWU, pierwszeństwo mają postanowienia OWU.

26.4. Dostęp do danych monitoringu

Klient ma prawo dostępu do danych dotyczących realizacji parametrów SLA.

• 27. Siła Wyższa

1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli przyczyną była siła wyższa.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, w szczególności:
   • Klęski żywiołowe (powodzie, pożary, trzęsienia ziemi),
   • Działania wojenne, stany wyjątkowe, akty terroryzmu,
   • Strajki generalne (poza strajkami u Usługodawcy),
   • Awarie infrastruktury krytycznej (energetyka, telekomunikacja) o zasięgu regionalnym lub krajowym,
   • Akty władzy publicznej uniemożliwiające wykonanie Umowy.
3. Strona dotknięta siłą wyższą zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o wystąpieniu siły wyższej oraz o przewidywanym czasie jej trwania.
4. Jeżeli siła wyższa trwa dłużej niż 30 dni, każda ze Stron ma prawo odstąpić od OWU bez obowiązku zapłaty kary umownej – ze skutkiem natychmiastowym.

• 28. Reklamacje

1. Procedura składania reklamacji dotyczących jakości świadczonych usług:
   • Reklamacje można składać:
     • E-mailem na adres: [adres e-mail reklamacji],
     • Pisemnie na adres siedziby Usługodawcy,
     • Przez formularz w Panelu Klienta,
     • Przez formularz w Systemie.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   • Dane Klienta (nazwa/imię i nazwisko, numer Zamówienia),
   • Opis problemu lub uchybienia,
   • Żądanie Klienta (np. naprawa, obniżka opłaty),
3. Termin rozpatrzenia reklamacji: Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 Dni od dnia jej otrzymania.
4. W przypadkach wymagających dodatkowych wyjaśnień lub analiz technicznych, termin może zostać wydłużony do 30 dni – Usługodawca powiadamia Klienta o wydłużeniu terminu.
5. Odpowiedź na reklamację przesyłana jest w formie zgodnej z życzeniem Klienta (e-mail lub pismo).
6. Konsekwencje uwzględnienia reklamacji:
   • W zależności od charakteru uchybienia, Usługodawca może:
     • Usunąć usterki w Systemie,
     • Zaproponować inne rozwiązanie akceptowalne dla Klienta.
7. Pozasądowe rozwiązywanie sporów (dla Klientów będących konsumentami):
   • Klient będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym:
     • Mediacji,
     • Pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów,
     • Stałych polubownych sądów konsumenckich.

CZĘŚĆ XI: PODPIS

• 29. Forma Akceptacji OWU

1. Niniejsze  OWU mogą być zaakceptowane:
   • W formie pisemnej (papierowej) z podpisami własnoręcznymi Stron,
   • W formie elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
   • W formie dokumentowej -  poprzez akceptację OWU w Systemie,
   • W formie dokumentowej – poprzez złożenie zamówienia drogą elektroniczną (e-mail), na stronie www.klinikaxp.pl lub telefonicznie, przy czym zamówienie złożone w tej formie uważa się za przyjęte z chwilą otrzymania przez składającego zamówienie e-maila z potwierdzeniem jego przyjęcia przez drugą Stronę.

2. Akceptacja załączników:
   • W procesie podpisywania, Klient zobowiązany jest do zapoznania się i zaakceptowania wszystkich załączników do OWU poprzez:
     • Zaznaczenie odpowiednich checkboxów (pól wyboru) w systemie podpisowym,
     • Potwierdzenie, że zapoznał się z treścią załączników i akceptuje je jako integralną część OWU.
3. Lista załączników do zaakceptowania:
   • Załącznik nr 1: Cennik Usług (wersja obowiązująca w dniu zawarcia Umowy oraz aktualna wersja dostępna na stronie www.klinikaxp.pl
   • Załącznik nr 2: Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną
   • Załącznik nr 3: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (RODO) – obowiązuje Klientów korzystających z Hostingu w Chmurze
   • Załącznik nr 4: SLA (Poziomy Usług)
   • Załącznik nr 5: Regulamin Zamawiania Modułów i Zmian Pakietów
   • Załącznik nr 6:  Polityka Przetwarzania i Komercjalizacji Danych Zagregowanych
   • Załącznik nr 7: Warunki Licencji

4. Brak zaakceptowania któregokolwiek z obowiązkowych załączników uniemożliwia akceptację OWU.

• 30. Doręczenia Elektroniczne

1. Strony uznają e-mail za skuteczną formę komunikacji i doręczeń w sprawach związanych z wykonywaniem OWU, w tym składania oświadczeń woli (z wyjątkiem oświadczeń wymagających formy szczególnej).
2. Adresy e-mail do doręczeń:
   • Usługodawca: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
   • Klient: email podany przez klienta podczas składania zamówienia
3. Zmiana adresu e-mail wymaga powiadomienia drugiej Strony. Powiadomienie jest skuteczne z chwilą doręczenia (dostarczenia wiadomości na serwer adresata).
4. Za skuteczne doręczenie e-mailem uznaje się:
   • Dostarczenie wiadomości na serwer poczty elektronicznej adresata (brak odbicia jako "undelivered"),
   • Domniemywa się doręczenie z chwilą wysłania wiadomości, chyba że nadawca otrzyma informację o niedoręczeniu.

CZĘŚĆ XII: POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• 31. Zmiana OWU

1. Zmiany OWU wymagają obustronnie podpisanego aneksu, z zastrzeżeniem:
   • Zmian Cennika – zgodnie z procedurą określoną w § 17,
   • Zamówień modułów/zmian Pakietów – zgodnie z § 10,
   • Zmian Regulaminu Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną – zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie (Załącznik nr 2).

• 32. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych w związku z wykonywaniem OWU, w szczególności:
   • Danych pacjentów,
   • Informacji handlowych, technicznych, organizacyjnych dotyczących drugiej Strony,
   • Warunków handlowych i finansowych,

chyba że ujawnienie wymagane przepisami prawa.

2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez czas obowiązywania OWU oraz przez 3 lata po zaprzestaniu ich obowiązywania.
3. Informacje poufne mogą być ujawniane wyłącznie:
   • Organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
   • Pracownikom, współpracownikom i podmiotom przetwarzającym Strony – w zakresie niezbędnym do wykonania OWU.

• 33. Prawo Właściwe i Rozstrzyganie Sporów

1. Prawo właściwe: OWU podlegają prawu polskiemu.
2. Sąd właściwy:
   • Dla Klientów będących przedsiębiorcami: Strony poddają spory wynikłe z OWU rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Usługodawcy,
   • Dla Klientów będących konsumentami: właściwość sądu zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

3. Rozwiązywanie sporów polubowne:

• Strony zobowiązują się dążyć do polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikłych z OWU przed skierowaniem sprawy do sądu,
• W przypadku sporu, Strona zainteresowana powinna przesłać drugiej Stronie wezwanie do negocjacji – Strony zobowiązują się podjąć negocjacje w terminie 14 dni od otrzymania wezwania.

• 34. Klauzula Salwatoryjna

1. W przypadku gdyby którekolwiek z postanowień OWU okazało się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień OWU.
2. Strony zobowiązują się w takim przypadku zastąpić nieważne lub nieskuteczne postanowienie postanowieniem ważnym i skutecznym, które w najwyższym stopniu odpowiada celom gospodarczym i zamierzeniu Stron przy zawieraniu Umowy.

• 35. Postanowienia Dodatkowe

1. Język: OWU sporządzone są w języku polskim. Wszelka korespondencja i komunikacja między Stronami prowadzona jest w języku polskim.

2. Liczba egzemplarzy / Potwierdzenie akceptacji OWU:

• W przypadku akceptacji OWU w formie pisemnej (papierowej) – OWU zostaje zaakceptowane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
• W przypadku akceptacji OWU w formie elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego – każda ze Stron otrzymuje egzemplarz OWU w postaci elektronicznej opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obu Stron.
• W przypadku akceptacji OWU w formie dokumentowej poprzez akceptację w Systemie – potwierdzeniem akceptacji OWU jest zapis w Systemie dokumentujący akceptację OWU.
• W przypadku akceptacji OWU w formie dokumentowej poprzez złożenie zamówienia drogą telefoniczną lub elektroniczną (e-mail) – potwierdzeniem akceptacji OWU jest wiadomość e-mail potwierdzająca przyjęcie zamówienia, przesłana przez drugą Stronę do składającego zamówienie.

3. Załączniki: Integralną część OWU stanowią następujące załączniki:
   • Załącznik nr 1: Cennik Usług (wersja obowiązująca w dniu zawarcia Umowy oraz aktualna wersja dostępna na stronie www.klinikaxp.pl
   • Załącznik nr 2: Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną
   • Załącznik nr 3: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (RODO) – obowiązuje Klientów korzystających z Hostingu w Chmurze
   • Załącznik nr 4: SLA (Poziomy Usług)
   • Załącznik nr 5: Regulamin Zamawiania Modułów i Zmian Pakietów
   • Załącznik nr 6:  Polityka Przetwarzania i Komercjalizacji Danych Zagregowanych
   • Załącznik nr 7: Warunki Licencji

4. Dane kontaktowe:
   • Usługodawca – wsparcie techniczne:
     • Tel.: 699 570 315
     • E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
     • Godziny pracy: 8:30–16:00 (dni robocze)
   • Usługodawca – dział handlowy:
     • Tel.: 699 570 315
     • E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
   • Usługodawca – reklamacje:
     • E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
     • Adres pocztowy: [adres siedziby Usługodawcy]
   • Usługodawca – Inspektor Ochrony Danych
     • E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.