Ustalenie formatu importu danych

Faktury od dostawców mogą być dostarczane w różnych formatach, w zależności od dostawcy. Dlatego ważne jest, aby prawidłowo ustalić format importu danych. Dokonać tego możemy wykonując następujące czynności:

  1. Przechodzimy do opcji "Dostawcy" (kafelek Zaopatrzenie -> Dostawcy).
  2. Ustawiamy się na interesującym nas dostawcy i klikamy na zakłądkę "Elekroniczna wymiana danych"
  3. Wybieramy format importu danych odpowiedni dla naszej hurtowni:
Hurtownia Format importu danych Rozszerzenie pliku
AgaVet Brudzew Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Algis Algis .XML
AZAN Sp. z o.o. Sp. k., Radom Dingo/Royal .EPP
Bayleg Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
BGJ Poznań Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Bovicor Subiekt GT .EPP
B&T Hurtownia Zoologiczna sp. z o.o., Miękinia CDN Optima 2 .XML
BY.VET Subiekt GT .EPP
Can Agri, Dąbrówka Ragdoll .EPP
Cefarm Dywity Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Cefarm Kraków Centrowet Nowy/Kamsoft
 .FAK, .KT0,  .KT1, .KT2
Centrofarb Lublin Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Białystok Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Bydgoszcz Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Konstantynów Łódzki Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Kraków Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Olsztyn Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Poznań

Centrowet Nowy/Kamsoft

Kamsoft Standard

.FAK

.KT0
Centrowet Toruń Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Centrowet Szczecin Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Cezal Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Diagnosis Białystok WF-Mag/Diagnosis .XML
Dovet Ełk Streamsoft .STR
Eskulap Zabierzów Ancora .FAK
.KT0
.KT1
Farmacol S.A. Katowice KS EDI .XML
Farmwet Białystok Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK 
Fenix Vet sp. z o.o., Bytkowo CDN Optima lub CDN Optima 2 .XML
Fenix Pet Sp. z o.o. Sp.k., Bytkowo CDN Optima 2 .XML
Genomix Genomix .XML
Hobbyland Hobbyland .XML
Hovet Lubartów Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Hurtowet
 Subiekt GT .EPP 
Hurtownia Leków Wet. MGS  Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Hurtownia Leków Wet. w Łęczycy Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Hurtownia Zoologiczna "ARA" Swinarska Czesława, Warszawa Ara lub CDN Optima 2 .XML
iloVet spółka cywilna Marcin Ocimek, Daniel Stawiński, Dąbrówka Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Inmedic Matrix .TXT
Intergen Sp. z o.o. Symfonia XML .XML
IMEDIC Marcin Pawlak Rafal Żelazny S.C., Milanówek Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK

INTERPHARMA Sp. z o.o., Gliwice

 Kamsoft EDI .XML
Intra Warszawa Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Karpiński Toruń Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Kolme Warszawa
 Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Lekowet Hurtownia Leków Weterynaryjnych w Fajsławicach Lekowet .EPP
Lubwet Gorzów Wlkp. Centrowet Nowy/Kamsoft lub Kamsoft UTF8
 .FAK
Makrowet Łomża Matrix .TXT
Medivet, wszystkie oddziały Medivet
Kamsoft UTF-8
 .FAK
.KT0
MSD Animal Health / Intervet Sp. z o.o.
 MSD .XML
Multivet Śrem Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Neuca KS EDI
Centrowet Nowy/Kamsoft
 .XML
.FAK
OR-WET Gostyń

Prima

Prima 2

.ES4

.EPP
Over Group Łask Matrix
CDN Optima 2
 .TXT 
.XML
OWLIE S.A., Stawiguda Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK 
PGF "CEFARM_LUBLIN" SP. Z O.O., Lublin Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
PHARMALINK Sp. z o.o. KS EDI .XML
PHU Poznań Centrowet Nowy/Kamsoft .FAK
Polnet Poznań Centrowet Nowy/Kamsoft  .FAK 
Polska Grupa Farmaceutyczna S.A. Łódź
 KS EDI .XML
Polwet Łask POLWET ŁASK .CSV 
Polwet Łódź Kamsoft Standard .FAK
.KT0
.KT1
Pro-Vet-Farm Gdańsk Matrix .TXT
Pro-Wet Koszalin Kamsoft UTF-8 .FAK 
Pro-Wet Wągrowiec Kamsoft UTF-8 .FAK  
Pro-Wet Zabrze Kamsoft UTF-8 .FAK
Ragdoll Stargard  Ragdoll  .EPP 
Ravet CDN Optima lub CDN XL  .XML
Recovet Subiekt GT .EPP
Rolwet Nowy Tomyśl Matrix .TXT 
Royal Canin  Dingo / Royal .EPP 
Slavex Lublin Kamsoft EDI  .XML 
Solwet Bielsko-Biała  Kamsoft UTF-8 .FAK   
STS Serock Centrowet Nowy/Kamsoft    .FAK  
Tradis  Centrowet Nowy/Kamsoft     .FAK
Uromed CDN Optima .XML
VET FOR YOU Henryk Ostrowski, Kraków CDN Optima .XML
VETdirect Piaseczno   VetDirect  .FAK  
Veterin Szczecin  Centrowet Nowy/Kamsoft   .FAK  
VetExpert VetExpert .CSV
VetFarm Gdańsk Matrix  .TXT  
Vethurt Dąbrówka Centrowet Nowy/Kamsoft   .FAK  
Vet-Lek Kościan  Centrowet Nowy/Kamsoft   .FAK 
Vet2Care Ragdoll .EPP
VETOQUINOL BIOWET SP.ZO.O., Gorzów Wlkp
 Centrowet Nowy/Kamsoft   .FAK 
Virbac sp. z o.o. Virbac .XML
Weton (Przeds. Handlowo-Usługowe Weton Wyszyński i Wsp. Sp.J.) Centrowet Nowy/Kamsoft  .FAK
Weterpol Centrowet Nowy/Kamsoft  .FAK 
WetLek Płock Wojciech Chrostowski Streamsoft .STR 
Zwierzyniec Cieszyn 
 Dingo/Royal .EPP 

Teraz Klinika XP jest już gotowa do elektronicznego importu danych.

  • Na kafelku Zaopatrzenie klikamy "Import faktury"
  • Wybieramy naszego "Dostawcę" w polu Dostawca
  • W polu "Folder z fakturami" wskazujemy miejsce, w którym znajdują się pliki, bądź plik z fakturą do zaimportowania. 
  • Klikamy na przycisk "Importuj" w efekcie czego możliwe będzie skorzajrzenie pozycji dostawcy z pozycją leku w naszej kartotece.
  • Uwaga: często jednostka miary stosowana przez hurtownię jest inna niż stosowane w lecznicy, np. lek kupowany jest w butelkach, a sprzedawany/wydawany w mililitrach. W takim przypadku, w momencie przypisywania nazwy dostawcy do nazwy leku stosowanej przez nas możemy zdefiniować przelicznik. Np. jeśli w butelce jest 250 ml, to podczas przypisywania wskazujemy, że jednostka miary "but." oznacza w naszej kartotece opakowanie (a nie jednostkę miary), a przelicznikiem jest 250. Od tej pory, za każdym razem, gdy importowana będzie butelka, system przeliczy ją automatycznie na 250 ml, pozwalając wydawać lek w wygodnych dla nas jednostkach. Aby takie przypisanie działało prawidłowo, warto wczesniej przejrzeć listę leków i zabiegów i odpowiednio ustawić zależności pomiędzy jednostką miary i opakowaniem (tzn. wpisać nazwę opakowania - np. "butelka"i wpisać przelicznik, np. 250).
  • Po zakończeniu przypisywania jeszcze raz sprawdzamy przypisanie pozycji oraz zadeklarowaną ilość. Po lewej stronie widać oryginalną fakturę dostawcy, a po prawej to, co pojawi się w naszym systemie.
  • Klikamy w nowo otwartym oknie przycisk "Importuj". Dla każdej importowanej pozycji ustalamy nową cenę, podobnie jak ma to miejsce w przypadku "ręcznego" wpisywania pozycji z faktury. Jeśli zaznaczymy, że dokument ma być "Nie magazynowy", to utworzone Przyjęcie Zewnętrzne nie wpłynie na stan magazynu (będzie miało ustawiony znacznik "Bez wpływu na magazyn".

 

Podczas importu nastąpiła pomyłka - jak to naprawić?

 

Co zrobić, gdy podczas importu nieprawidłowo skojarzyliśmy pozycję z faktury lub źle podaliśmy przelicznik?

 

1. ZŁY PRZELICZNIK
Wchodzimy do okna Dokumentów magazynowych i odnajdujemy zaimportowaną fakturę. Ustawiamy się na nieprawidłowej pozycji i przechodzimy do jej edycji (np. dwukrotnie na nią klikając).
Poprawiamy odpowiednio ilość / cenę towaru i klikamy na Ok.

 

2. PRZYPISANIE NIEWŁAŚCIWEJ POZYCJI
Jak poprzednio: wchodzimy do okna Dokumentów magazynowych i odnajdujemy zaimportowaną fakturę. Usuwamy z faktury nieprawidłową pozycję, a nastepnie dodajemy właściwą, z odpowiednią ilością i ceną. Jeśli podczas usuwania pozycji pojawi się komunikat, że ta pozycja była już wykorzystywana podczas wydawania/sprzedaży, klikamy na przycisk "Mimo wszystko usuń". Następnie wchodzimy do okna Stanów magazynowcyh, ustawiamy się na tej pozycji i klikamy przycisk Operacje -> Przelicz aktualną pozycję.

 

3. KOREKTA SKOJARZEŃ POZYCJI

Aby zapobiec nieprawidłowemu importowi pozycji w przyszłości, przechodzimy na kafelku "Zaopatrzenie" do opcji "Dostawcy". Wybieramy dostawcę i klikamy na przycisk "Pozycje dostawcy". Odnajdujemy nieprawidłowo przypisaną pozycję, klikamy na przycisk Skojarz z kartą leku i wskazujemy poprawną pozycję.